W naszej działalności bardzo często spotykamy się z pytaniami naszych klientów, czy daną fakturę możemy uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów, albo jakie wydatki mogą oni zaliczyć do kosztów podatkowych w celu zmniejszenia podatku. Z tego względu postanowiliśmy przybliżyć kwestię kosztów uzyskania przychodów.
Wszyscy doskonale wiedzą, że koszty pomniejszają dochód u podatników rozliczających się według zasad ogólnych lub podatkiem linowym, przez co jednocześnie pomniejszają podatek dochodowy do zapłaty.
Zgodnie z art. 22 stawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (i odpowiednio art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Zatem wydatek w celu zaliczenia do kosztów powinien spełniać następujące warunki:
- powinien zostać faktycznie poniesiony,
- powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodu ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie może być wyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy o PIT lub art., 16 ustawy o CIT).
W orzecznictwie spotykamy się z utrwalonym poglądem, że zaliczenie wydatku do podatkowych kosztów uzależniona jest od:
- powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika,
- istnienia bezpośredniego lub pośredniego związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem,
- właściwego udokumentowania tego wydatku.
Co istotne dopuszcza się wywieranie jedynie pośredniego wpływu wydatku na uzyskanie przychodów – a więc chodzi o wydatki, których nie można przypisać do konkretnych przychodów.
Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, że ustawodawca nie sprecyzował zamkniętego katalogu wydatków mogących stanowić koszty podatkowe, z tego względu wymagana jest każdorazowa ocena kwalifikowalności wydatku do kosztów, przy czym należy tego dokonać ostrożnie i racjonalnie, aby nie generować niepotrzebnego sporu z fiskusem. Źródłem problemu może się okazać wykazanie związku przyczynowo – skutkowego wydatku z przychodem. Ostatecznie to na podatniku spoczywa ciężar wykazania jak poniesiony wydatek wpływa na prowadzoną działalność.
Kolejną ważną kwestią jest poprawne udokumentowanie wydatków – za pomocą faktury VAT, ale także dokumentami celnymi. Dokumenty te powinny zawierać wszystkie dane firmy.
Oczywiście wiele wydatków intuicyjnie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych i nie ma w odniesieniu do takich dokumentów żadnych wątpliwości np. rachunki za media, opłaty za księgowość, towary handlowe, wynagrodzenia pracowników, czy usługi transportowe. Problem pojawia się przy nietypowych wydatkach. I tutaj wymagana jest szczególna analiza wydatku w celu bezpiecznego zaliczenia wydatku do kosztów – przede wszystkim należy uwzględnić specyfikę prowadzonej działalności przedsiębiorcy. W przypadku przedsiębiorcy świadczącego usługi transportowe z dużą dozą prawdopodobieństwa organ podatkowy zakwestionuje prawo do uwzględnienia w kosztach faktury za specjalistyczny program graficzny. Z kolei u lekarza aprobaty fiskusa nie uzyska rozliczenie w kosztach faktury za sprzęt budowlany.
Wprawdzie organ podatkowy ma tendencję do kwestionowania wydatków, jednak podczas analizy interpretacji podatkowych możemy spotkać się z zaskakującymi stanowiskami organu, w których zezwala na zaliczenie nietypowego wydatku do kosztów konkretnego przedsiębiorcy. Do wydatków takich należą wydatki:
- na ubrania, opatrzone logo firmy (co powoduje utratę osobistego charakteru odzieży),
- na kursy i szkolenia związane z profilem działalności,
- zorganizowanie pokoju relaksu dla pracowników,
- rower albo skuter,
- owocowe piątki dla pracowników.
Przybliżając zagadnienie kosztów podatkowych nie można ominąć kwestii wydatków na reprezentację, które na mocy ustawy zostały włączone z kosztów podatkowych – kosztem podatkowym nie są koszty reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawodawca nie zawarł definicji tego pojęcia. W orzecznictwie utrwalił się pogląd, że są to wszystkie działania podatnika, których celem jest stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku przedsiębiorcy, działania cechującego się wystawnością, a także uwypuklanie zasobności przedsiębiorcy. Koszty reprezentacji należy odróżnić od kosztów reklamy, która cechuje się działaniem mającym na celu poszerzeniem wiedzy o towarach lub usługach.
Organy podatkowe dopuszczają możliwość rozliczenia w kosztach firmowych upominków reklamowych z logo firmy np. kubki, długopisy, pendrive, kalendarze, przekazywanych nieokreślonej grupie odbiorców. Jednak w przypadku przekazania prezentu takiego jak zegarek o znacznej wartości na rzecz konkretnego kontrahenta, zostanie zakwestionowane nawet wówczas, gdy zostanie on opatrzony logo firmy. Problematyczne może okazać się również wręczenie kwiatów kontrahentowi.
Często ustalenie, czy dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu jest bardzo trudne, a także może stanowić źródło problemów przedsiębiorcy, dlatego w takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Nasze biuro świadczy usługi w tym zakresie. Zainteresowanych usługą zapraszamy do kontaktu z zespołem naszych specjalistów.
