Otrzymujesz zapytanie o współpracę – potencjalny kontrahent chce poznać Twoje produkty lub usługi i otrzymać wycenę zgodnie z podaną specyfikacją. W odpowiedzi wysyłasz mu przygotowany wcześniej katalog i fakturę pro formę. Jest to jedno z możliwych zastosowań tego dokumentu.
W niniejszym artykule dowiesz się co to jest faktura pro forma i w jakich sytuacjach jest wykorzystywana przez przedsiębiorców.
Co to jest faktura pro forma?
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą od niedawna, możesz zastanawiać się, co to jest pro forma. Faktura pro forma jest wystawiana głównie w celu przedstawienia oferty handlowej potencjalnemu kontrahentowi. To właśnie odróżnia ją od standardowej faktury – pro forma nie potwierdza przeprowadzonej transakcji między dwoma podmiotami, np. Twoją firmą i firmą Twojego kontrahenta.
Faktura pro forma może być wystawiana również w celach innych niż przytoczony w przykładzie – dokument ten może:
- poprzedzać fakturę zaliczkową – z pro formy przedsiębiorca dowie się, ile będzie wynosiła zaliczka;
- służyć poinformowaniu kontrahenta – z pro formy dowie się on, ile będzie kosztować przyszła dostawa towarów lub wykonanie usługi,
- być formą wezwania do zapłaty – zastępuje wówczas klasyczne wezwanie do zapłaty.
Prowadzisz firmę, więc wystawiasz faktury. Jednak faktury sprzedażowe VAT i faktury pro forma to nie wszystkie rodzaje faktur, z jakimi możesz się spotkać. Dowiedz się, czym jest faktura VAT RR i kiedy możesz ją wystawić.
Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?
Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?Zastanawiasz się, czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym? Nie – nie potwierdza ona przeprowadzonej transakcji, czyli sprzedaży lub dostawy produktów (usług). Faktura pro forma nie może też zastąpić faktury zaliczkowej. Co to oznacza? Jeżeli kontrahent po zapoznaniu się z fakturą pro forma zdecyduje się na współpracę i wpłaci zaliczkę, konieczne będzie wystawienie faktury zaliczkowej.
Warto przeczytać również: Faktura zaliczkowa – czym jest?
Ponieważ faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi, to nie ujmuje się ich w ewidencji księgowej. Jednocześnie, aby uniknąć pomyłki i odróżnić je od faktur VAT, na dokumencie umieszcza się zwrot „pro forma”. To właśnie to sformułowanie jest jedynym wyróżnikiem pro formy – pozostałe elementy (np. numer faktury, cena jednostkowa, wartość brutto zamówienia) są identyczne jak w przypadku faktury sprzedażowej VAT.
Co jeszcze warto wiedzieć o fakturze pro forma?
Prowadzisz firmę od niedawna? Możesz mieć sporo pytań dotyczących faktur spotykanych w obrocie gospodarczym – niektóre z Twoich wątpliwości mogą dotyczyć faktury pro forma. Poznaj odpowiedzi na często zadawane pytania.
Czy do wystawienia faktury pro forma potrzebna jest odrębna aplikacja?
Chociaż pro forma nie jest dokumentem księgowym, to wystawisz ją bez większych problemów – możliwość wystawienia faktury pro forma przewiduje każda aplikacja do wystawiania faktur. To znacznie upraszcza generowanie takich dokumentów – wystarczy tylko wypełnić pola. Kontrahentowi pro formę możesz przesłać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Czy w przypadku faktury pro forma ma zastosowanie mechanizm podzielonej płatności?
Nie – wynika to z faktu, że faktura pro forma nie potwierdza transakcji handlowej. Stąd też mechanizm podzielonej płatności nie ma zastosowania – podmiot, który otrzyma taką fakturę, nie ma obowiązku jej opłacić.
Tuż po założeniu działalności gospodarczej planujesz zatrudnić pracowników? Poznaj naszą ofertę prowadzenia kadr i płac. Współpraca z zaufanym partnerem ma wiele korzyści – pozwoli Ci choćby w pełni skoncentrować się na prowadzeniu firmy.
Faktura pro forma a faktura zaliczkowa – jaka jest różnica?
To dwa różne rodzaje faktur – wystawia się je w innych celach. Faktura pro forma może pełnić rolę oferty handlowej, podczas gdy faktura zaliczkowa jest potwierdzeniem otrzymania od kontrahenta części płatności za towary czy usługi.
