Pojęcie należytej staranności ma szczególne znaczenie po stronie nabywcy towarów. Zachowanie tzw. należytej ostrożności oraz brak ignorowania okoliczności mogących świadczyć o tym, że transakcja służy oszustwu, mogą zapewnić podatnikowi zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT. Nie zachowanie tych warunków może prowadzić do utraty prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w zrealizowanej transakcji – przesłanka działania w dobrej wierze nie będzie spełniona.
Jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przez organy podatkowe podczas oceny, czy nabywca towarów dochował należytej staranności jest dokonywanie przez niego weryfikacji formalnej kontrahenta. Weryfikacja powinna obejmować sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny bądź zwolniony lub, jako podmiot wykreślony z rejestru czynnych podatników VAT.
Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów znaleźć można inne wytyczne służące weryfikacji transakcji oraz dochowaniu należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o zawarciu transakcji. I tak w przypadku podjęcia współpracy z nowym kontrahentem zaleca się sprawdzenie, czy kontrahent:
- został wpisany do rejestru podmiotów CEIDG lub KRS,
- został wpisany na tzw. białą listę podatników – Wykaz podatników VAT,
- posiada odpowiednie koncesje i pozwolenia, jeśli są wymagane na obrót towarami będącymi przedmiotem transakcji,
- umocowanie osób uprawnionych do reprezentacji kontrahenta (na podstawie danych w KRS lub CEIDG),
- czy miejsce prowadzenia działalności nosi znamiona miejsca, w którym realnie prowadzona jest działalność.
Natomiast podczas kontynuacji współpracy z kontrahentem, zaleca się:
- systematyczne sprawdzanie, czy osoby występujące w transakcji posiadają aktualne pełnomocnictwa i umocowania,
- systematyczne sprawdzanie i potwierdzanie wpisu kontrahenta do rejestru czynnych podatników VAT,
- wWeryfikację, czy okoliczności transakcji nie odbiegają bez uzasadnionych przyczyn od dotychczasowych zasad współpracy.
Podatnicy zawierający transakcję z podmiotami oferującymi towary po cenie znacznie odbiegającej od cen rynkowych, gdy cena taka nie znajduje uzasadnienia ekonomicznego, powinni zachować szczególną ostrożność, ponieważ istnieje duże ryzyko, że transakcja ma na celu oszustwo podatkowe.
Zachowanie należytej ostrożności i przeprowadzenie w tym celu odpowiedniej weryfikacji jest istotne z uwagi na fakt, że nawet jeśli pomimo weryfikacji kontrahenta podatnik nawiąże współpracę z nieuczciwym kontrahentem, może powoływać się później na podjęte przez siebie kroki. W takiej sytuacji może wykazać, że pomimo dołożenia wszelkiej staranności, nie mógł wiedzieć, że dana transakcja, której był stroną związana była z przestępstwem. Pozwoli mu to na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT od tej transakcji. W przypadku braku zachowania ostrożności w odniesieniu do przeprowadzanej transakcji podmiot pozbawia się możliwości powoływania na przesłankę działania w dobrej wierze, a tym samym prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w transakcji będącej przestępstwem.
W celu wykazania, że podatnik dochował należytej staranności bardzo pomocne może okazać się dokonywanie płatności za towary przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności MPP. Należy pamiętaj, że w takiej sytuacji sama zapłata z wykorzystaniem MPP nie świadczy jeszcze, ze podmiot dochował należytej staranności. W tym celu poza dokonaniem płatności za pośrednictwem MPP konieczne jest przeprowadzenie weryfikacji formalnej kontrahenta, ponadto nie mogą zachodzić okoliczności jednoznacznie wskazujące na brak zachowania takiej staranności.
