Refakturowanie – co to jest i kiedy można stosować?

Refakturowanie – ten termin obił Ci się o uszy, ale nie wiesz, co się pod nim kryje? Jeżeli prowadzisz firmę, możesz wystawiać lub otrzymywać refaktury. Dowiedz się, co to jest refakturowanie i kiedy ma ono zastosowanie.

Refakturowanie – co to jest?

Zastanawiasz się, co to jest refakturowanie? Najprościej mówiąc, refakturowanie polega na przeniesieniu kosztu usługi (lub dostarczenia towaru) na podmiot rzeczywiście z niej korzystający. Przedsiębiorca nabywający usługę nie jest jej odbiorcą, ale działa w imieniu innego podmiotu. Przeniesienie kosztu usługi pozwala z kolei przedsiębiorcy konsumującemu usługę na uwzględnienie jej w kosztach uzyskania przychodu – konsekwencją jest zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku.

Mimo że refaktury od dawna występują w obrocie gospodarczym, to w przepisach próżno szukać sformułowania „refakturowanie”. W ustawie o podatku od towarów i usług znajduje się jedynie wzmianka o tym zjawisku.

Jeżeli chcesz wystawić refakturę, musisz pamiętać, że dokument ten powinien zawierać pewną pulę danych – są to:

• tytuł i numer faktury – przy czym na fakturze nie umieszcza się słowa „refaktura”, ale standardowy tytuł „faktura”;
• data wystawienia faktury wraz z datą sprzedaży (dostarczenia usługi);
• data wykonania usługi;
• dane przedsiębiorcy refakturującego i nabywcy usługi;
• nazwa usługi;
• ceny netto, brutto i stawki podatku VAT;
• kwota do zapłaty.

Refakturowanie – przykład

Teoria i praktyka to dwie różne sprawy. Aby dobrze zrozumieć zjawisko refakturowania, warto posłużyć się przykładami. Kiedy przedsiębiorca może wystawić lub otrzymać refakturę na usługę, z której rzeczywiście korzysta? Okazuje się, że refakturowanie może dotyczyć różnych usług, przy czym niektóre z nich występują bardzo często, inne z kolei sporadycznie.

Refakturowanie – przykład 1: Pani Agata posiada halę produkcyjną, którą wynajmuje. Jako właścicielka podpisała umowę z dostawcami mediów – dostawcą wody, energii elektrycznej i firmą zajmującą się wywozem śmieci. Faktycznie z tych usług korzysta jednak przedsiębiorca wynajmujący od niej nieruchomość. Stąd też kobieta stosuje refakturowanie – wystawia refaktury najemcy hali.

Refakturowanie – przykład 2: Pan Andrzej kupił towar od zaprzyjaźnionej firmy. Ponieważ nie może odebrać go samodzielnie, ustalił, że druga strona transakcji zamówi kuriera i zleci przetransportowanie zamówionych produktów pod wskazany adres. Usługa transportu będzie mogła być refakturowana – mimo że zamówi ją firma sprzedająca towary, to skorzysta z niej ich nabywca (pan Andrzej, jako zamawiający towar przedsiębiorca, będzie odbiorcą usługi).

Refakturowanie – przykład 3: Właścicielka firmy transportowej, pani Dagmara, postanowiła wysłać 7 pracowników na szkolenie z rozwoju kompetencji miękkich. Ponieważ firma szkoleniowa udziela sporego rabatu na szkolenie zamknięte przewidziane na 10 osób, to kobieta opłaci szkolenie również dla 3 pracowników zaprzyjaźnionej firmy, a następnie wystawi refakturę.

Refakturowanie, a marża

Jak wynika z powyższych przykładów, niekiedy bycie pośrednikiem między dostawcą usługi a jej odbiorcą wiąże się z pewnym nakładem pracy. Stąd też w kontekście terminu „refakturowanie” często pada pytanie o możliwość doliczenia marży. Czy jest to możliwe? Czy za swoje pośrednictwo możesz otrzymać wynagrodzenie?

Zgodnie z ogólną zasadą na refakturze powinny widnieć takie same wartości jak na fakturze otrzymanej od dostawcy usług. Strony mogą jednak umówić się inaczej – faktyczny nabywca usługi może przystać na wynagrodzenie dla pośrednika. Wówczas jednak nie jest to już klasyczne refakturowanie – mowa wówczas o sprzedaży.

Czego nie można refakturować?

Refakturowanie faktury nie zawsze jest możliwe. Jeżeli planujesz wystawiać refaktury, musisz pamiętać o wyjątkach – refakturowanie jest niedopuszczalne, gdy:

• mimo że jesteś pośrednikiem, to w całości korzystasz z usługi;
• koszty mają charakter pomocniczy do usługi podstawowej.

Pierwszy przypadek jest dość oczywisty. Jeżeli konsumujesz zamówioną usługę w całości, nie możesz przenieść ponoszonego kosztu na inny podmiot. W tym przypadku nie ma też mowy o usłudze pośrednictwa. Refakturowanie jest jednak dopuszczalne, gdy korzystasz jedynie z części usługi, a pozostała część przypada innemu przedsiębiorcy. Wówczas naturalnie refaktura będzie obejmowała tylko część kosztów widniejących na pierwotnej fakturze.

Refakturowanie faktury jest wykluczone, gdy koszty mają charakter pomocniczy do usługi podstawowej – przyjmuje się, że powinny one zostać zaliczone do świadczonej usługi. Przykładem kosztów o charakterze pomocniczym może być przejazd czy nocleg w hotelu prawnika, który doradza klientowi w jego siedzibie.

Refakturowanie – co jeszcze warto wiedzieć?

Chociaż refakturowanie faktur nie jest zjawiskiem marginalnym, to nie każdy przedsiębiorca ma styczność z takimi fakturami na co dzień. W konsekwencji budzą one sporo wątpliwości. Co jeszcze warto wiedzieć o refakturowaniu?

Refakturowanie – co warto wiedzieć:

• refakturowanie przez nievatowca jest możliwe – refakturowanie przez nievatowca nie obejmuje VAT, jednocześnie nie ma znaczenia, że podmiot świadczący usługę to czynny podatnik VAT,
• dokonując refakturowania faktury, musisz sprawdzić stawkę VAT – zdarza się, że trzeba zastosować stawkę inną od wskazanej na fakturze pierwotnej;
• formalnie nie ma przeszkód, aby refakturowanie dotyczyło usług nabytych poza granicami Polski;
• refakturowanie najczęściej jest omawiane w kontekście przedsiębiorców – nie ma jednak przeszkód, aby refakturę otrzymał konsument.

Masz pytania o refakturowanie? Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych? Możesz zdać się na nasze bogate doświadczenie – skontaktuj się z nami, a zaprezentujemy Ci naszą ofertę.