Pracodawcy starają się na różne sposoby sprawić, aby pracownicy byli zadowoleni ze swojego miejsca pracy. Nadchodzące święta Bożego Narodzenia to dobry czas aby wynagrodzić swoich pracowników, wyrazić uznanie wobec ich pracy i zmotywować do dalszego działania.
Wśród oferowanych obecnie na rynku benefitów pracowniczych zatrudniający mogą wybierać pomiędzy bonami podarunkowymi, zwanymi też voucherami czy talonami oraz przedpłaconymi kartami podarunkowymi, tzw. prepaid.
Bony i karty prepaid co do zasady stanową formę premii finansowej i mogą zostać zrealizowane w określonym miejscu i za ograniczoną z góry kwotę, różnią się jednak między sobą w zakresie możliwości ich spożytkowania. Trzeba jednak pamiętać, że benefity pracownicze stanowią przychód wynikający ze stosunku pracy, a co za tym idzie – objęte są obowiązkiem podatkowym i powinny być rozliczone z Urzędem Skarbowym oraz ZUS-em.
Jaka jest różnica pomiędzy bonami a kartami prepaid?
W przypadku kupna bonu pracownik nabywa możliwość jego wymiany na towary lub usługi w kwocie maksymalnej na którą on opiewa. Realizacja bonu z reguły ograniczona jest konkretnym terminem oraz wybraną marką lub siecią handlową, które taki talon wydały lub w których jest on honorowany.
Karty podarunkowe przedpłacone (prepaid) cechują się natomiast większą elastycznością i swobodą dla pracownika co do możliwości wykorzystania podarowanych środków. Dzięki temu każdy obdarowany niezależnie od wieku czy zainteresowań ma możliwość realizacji swoich indywidualnych planów oraz potrzeb.
Jak sama nazwa wskazuje, karty prepaid są „opłacone” z góry i działają podobnie jak karty płatnicze do bankomatu. Pracownik nabywa kartę o określonej wartości i nie może ponownie jej doładować środkami pieniężnymi – będzie to mógł zrobić jedynie pracodawca. Nabywca karty prepaid ma więc możliwość nabycia dowolnych towarów lub usług w kwocie maksymalnej na jaką karta została doładowana, zarówno stacjonarnie jak i online. Rozdysponowywanie środkami zgromadzonymi na podarunkowej karcie prepaid jest na pewno łatwiejsze i bardziej elastyczne od środków „zamrożonych” w formie bonu. Karty te są bowiem zalety gotówki, lecz są pozbawione jej wad. Jeżeli skończą się dostępne na karcie środki lub też upłynie termin karty – następuje techniczne zamknięcie karty.
Powyższe znalazło potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z dnia 18 czerwca 2020 r. o sygn. 0112-KDIL2-1.4011.290.2020.2.AMN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał bezpośrednio, iż karta przedpłacona to swoisty rodzaj karty płatniczej: „Rolą tych kart jest zapewnienie użytkownikowi karty (np. pracownikom) środków pieniężnych, bez konieczności wydawania (posiadających formę materialną) znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem kartę tę należy co do zasady uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zaklasyfikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych.”
Różnice podatkowe w sposobie nabycia
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń,
a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Pracodawca musi mieć świadomość, że w miesiącu w którym nastąpi przekazanie pracownikom bonów lub kart podarunkowych powstanie po ich stronie powstanie przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Obecnie pracodawca ma możliwość wyboru pomiędzy dwoma sposobami finansowania benefitów pracowniczych. Ich nabycie może nastąpić ze środków obrotowych firmy, a więc z bieżących środków przeznaczonych na prowadzenie działalności gospodarczej oraz środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wiąże się to z różnicą w opodatkowaniu przekazanych świadczeń pracowniczych.
W przypadku zakupu bonów lub kart podarunkowych ze środków bieżących firmy pracodawca musi doliczyć je do wynagrodzenia i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obliczyć składki ZUS w taki sam sposób jak wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika
ze stosunku pracy.
Przypomnijmy, że aby dany wydatek pracodawca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu musi on spełniać następujące warunki:
- jest przeznaczony wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej, związany z daną działalnością gospodarczą i z pracownikami danej firmy;
- był wydatkowany celem osiągnięcia teraźniejszych, przyszłych przychodów z działalności gospodarczej;
- był sfinansowany dla celów zabezpieczenia teraźniejszych, przyszłych źródeł przychodów działalności gospodarczej;
- nie może zawierać się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych (art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Pracodawca zaliczając do kosztów firmowych wydatek poniesiony na zakup kart podarunkowych
dla pracowników powinien uwypuklić to, że mają one charakter motywacyjny i wzmacniają więź
z pracownikami, a więc powstaje związek przyczynowo-skutkowy z dochodami przedsiębiorstwa.
Pracodawcy mają także możliwość przekazania pracownikom kart podarunkowych finansowanych
z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki finansowe, które pracodawca gromadzi na osobnym rachunku bankowym, mające na celu wesprzeć pracowników do tego uprawnionych.
Na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obowiązek tworzenia ZFŚS ciąży co do zasady na pracodawcach zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20
i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Warto tutaj wspomnieć, że żadne przepisy szczególne nie wyłączają z grona pracowników,
pracowników tymczasowych zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej. Wobec tego przy określaniu liczby zatrudnionych pracowników osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę tymczasową są traktowani na równi z pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca
w regulaminie. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
W kwestii podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym
od osób fizycznych zwalnia się z podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.
Obecnie natomiast na podstawie art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dodanego ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 – w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, wynosi 2000 zł. Stan epidemii został na terytorium RP odwołany z dniem 16 maja 2022 roku, wobec czego obecnie obowiązuje limit w podwyższonej wysokości – 2000 zł.
Jak wynika ze wskazanego przepisu, skorzystanie ze zwolnienia możliwe jest, jeżeli są spełnione łącznie następujące przesłanki:
- świadczenie otrzymuje pracownik,
- świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- świadczenie ma charakter świadczenia rzeczowego lub świadczenia pieniężnego,
- źródłem finansowania są w całości środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych
Zasady funkcjonowania karty prepaid są podobne do karty płatniczej. Można nią zapłacić za wybrany towar lub usługę, dlatego też jest ona traktowana jako świadczenie pieniężne. Zatem jeśli karta przedpłacona została sfinansowana z ZFŚS, przysługuje zwolnienie z podatku dochodowego do kwoty obecnie 2000 zł na pracownika (w całym roku podatkowym).
Powyższe znalazło potwierdzenie m. in. w:
- interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2019 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.418.2019.1.GG, z której wynika,
że: „ Karta podarunkowa zasilona środkami pieniężnymi jest kwalifikowana jako świadczenie pieniężne zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.” - interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.489.2021.1.GG, w której wskazano że „w przypadku przekazania pracownikom kart podarunkowych, zasilonych środkami pieniężnymi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przychód pracowników z tego tytułu będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 2 000 zł w roku podatkowym, zgodnie
z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 w zw. z art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, gdy łączna wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika nie przekroczy w roku podatkowym wartości 2 000 zł,
po stronie pracodawcy nie powstaną obowiązki płatnika z tego tytułu, w tym obowiązek doliczenia wartości świadczenia do przychodu podatkowego danego pracownika
oraz obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych”.
W tym miejscu zwrócić należy uwagę na fakt, iż do rzeczowych świadczeń pieniężnych nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.
Karty podarunkowe na prezent w określonej kwocie i do konkretnej sieci sklepów nie są traktowane jako świadczenia rzeczowe, lecz jako znaki uprawniające do wymiany na konkretny produkt lub usługę. W rozumieniu urzędu skarbowego nie są więc one środkiem płatniczym i nie przysługuje im zwolnienie z obowiązku podatkowego.
Podobnie wyraził się także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 lutego 2016 r. o sygn. II FSK 1463/14: „ Ze zwolnienia z podatku dochodowego u pracownika nie będą więc korzystać bony
i inne znaki towarowe niezależnie, na jaką kwotę będzie opiewać ich wartość.”
Benefity pracownicze sfinansowane ze środków ZFŚS bez względu na ich wartość, nie ponadto objęte składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Warunkiem takiego zwolnienia jest to, aby bon stanowił pomoc socjalną i był przyznawany zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Jak wskazuje natomiast art. 8 ust. 1 ww. ustawy zatrudniający przyznając pracownikowi benefit finansowany z ZFŚS powinien uwzględnić aktualną sytuację rodzinną, życiową oraz materialną osoby uprawnionej do korzystania z ZFSŚ.
Wszelkie profity dla pracowników finansowane ze środków ZFŚS nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu firmy. Dzieje się tak, dlatego, że sam odpis (przekaz środków) na fundusz stanowi koszt firmy. Zatem wypłata środków z tego funduszu na jakikolwiek cel pracowniczy nie jest kosztem uzyskania przychodu firmy.
Co z umową zlecenie?
Jeżeli stanowi tak regulamin ZFŚS (w przypadku przekazywania pracownikom bonów ze środków ZFŚS) benefity pracownicze mogą przysługiwać również zleceniobiorcom, którzy mogą skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania tak samo jak pracownicy.
Jeżeli zastanawiasz się nad przekazaniem swoim pracownikom benefitów pracowniczych z okazji nadchodzących świąt Bożego Narodzenia i chcesz zrobić to w najbardziej korzystny sposób dla twojej firmy – skontaktuj się z nami, z chęcią Ci doradzimy!
