Pracownicy często odbywają podróże służbowe własnymi samochodami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik korzystał z prywatnego samochodu w celu wykonywania pracy. Zazwyczaj dzieje się tak w przypadku odbywania tzw. jazd lokalnych albo poleconych przez pracodawcę podróży służbowych. W związku z użytkowaniem prywatnego samochodu w ramach wykonywanej pracy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tym związanych.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej muszą zostać zwrócone pracownikowi. Dotyczy to zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej. W przypadku jazd lokalnych następuje to w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy lub w ramach tzw. kilometrówki. „Kilometrówkę” stosuje się również do rozliczania przejazdów prywatnym samochodem podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej – podstawa prawna
Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sfery budżetowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Natomiast jeśli przepisy zakładowe nie regulują
tej kwestii, to odpowiednie zastosowanie mają zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z przepisów tego rozporządzenia wynika,
że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Maksymalne stawki kosztów użytkowania prywatnego samochodu za kilometr oraz limit kilometrów na jazdy lokalne
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, czyli ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Zwrot kosztów przejazdu może być wyższy od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Warto wiedzieć, że z dniem 17 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe regulacje. W związku z tym zmieniły się zasady określające to, jak powinna być rozliczana kilometrówka. Stawka jest teraz zależna od rodzaju pojazdu i wynosi:
dla samochodu osobowego:
- pojemności skokowej silnika do 900 cm3. – 0,89 zł,
- pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
- dla motocykla – 0,69 zł,
- dla motoroweru – 0,42 zł.
Określona stawka z km obejmuje również wyjazdy za granicę. Delegacja, którą pracownik odbywa prywatnym środkiem lokomocji, nakłada dodatkowo na firmę przewozową obowiązek wypłacenia ryczałtu za nocleg oraz dietę na wyżywienie. Wysokość tej ostatniej jest uzależniona od kraju docelowego podróży służbowej.
Rozliczanie kilometrówki – wyjątki
Z ewidencji przebiegu zwolnione są samochody ciężarowe o masie powyżej 3,5 tony DCM. Dzięki temu właściciele firm transportowych, zarządzający flotą pojazdów ciężkich, nie muszą martwić się rozliczaniem kilometrówki i mogą skorzystać z pełnego odliczenia podatku dochodowego. Ponadto wszelkie wydatki poniesione na działalność transportową, takie jak koszty paliwa lub naprawy, podlegają pełnemu odliczeniu.
Co więcej, jeśli pracownik używa swojego prywatnego samochodu do pracy i otrzymuje zryczałtowany zwrot kosztów, nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu z każdego km. Również przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT nie są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu.
Jaki limit dla auta elektrycznego
Ponieważ rozporządzenie MI nie wyznacza stawek za 1 km przebiegu aut napędzanych elektrycznie, można uznać, że w tym przypadku nie wiążą żadne limity, a delegowanemu należy się zwrot kosztów faktycznie poniesionych na przejazd takim samochodem. Pracodawcy często kwalifikują auta elektryczne jako samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 (w tym przypadku pojemność ta równa się 0) i przyjmują w rozliczeniach stawkę za 1 km przebiegu w wysokości 0,5214 zł.
Natomiast miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca.
Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Uwaga!
W przypadku, w którym pracownik otrzyma kilometrówkę, rachunki za paliwo nie są brane pod uwagę. Wysokość kilometrówki jest niezależna od faktycznie poniesionych kosztów na zakup paliwa.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej – podatek i ZUS
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej i wypłacone z tego tytułu należności mają skutki podatkowe po przekroczeniu ustawowych limitów.
Świadczenia z tytułu podróży służbowych wolne są od podatku i składek ZUS. Ponadto wolne od składek są świadczenia związane z jazdami lokalnymi do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.
Zwrócona pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest również wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. W przypadku, gdy pracodawca – tytułem zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem – wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wyliczona na podstawie wskazanych przepisów, wtedy nadwyżkę ponad tę kwotę należy wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS i następnie oskładkować.
