Wydatki na świąteczne prezenty dla kontrahentów mogą być kosztem uzyskania przychodu tylko wówczas, gdy nie mają reprezentacyjnego charakteru. A to oznacza, że nie można odliczyć kosztów zakupu koszy prezentowych czy alkoholi. Z kolei obdarowany kontrahent powinien, co do zasady, zapłacić PIT od upominku – sposób rozliczenia zależy od tego, czy prezent otrzymuje osoba prawna, indywidualny przedsiębiorca, czy też osoba nieprowadząca działalności gospodarczej.
Święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok to dla przedsiębiorców okazja, by obdarować swoich współpracowników. Muszą jednak pamiętać, że wszystkie prezenty mają określone skutki podatkowe.
Przy rozliczeniu upominków dla kontrahentów należy wziąć pod uwagę trzy aspekty: możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, opodatkowanie PIT po stronie obdarowanego (co może wiązać się z obowiązkami dokumentacyjnym) oraz kwestię rozliczenia VAT.
Reprezentacyjny upominek nie może być kosztem
O tym, czy wydatek na upominek może stanowić koszt podatkowy, decyduje fakt, czy wydatek został poniesiony na cele związane z reprezentacją przedsiębiorcy (która nie jest kosztem) czy też na inne cele, w tym, związane z reklamą (która stanowi koszt uzyskania przychodu).
Z okazji świąt przedsiębiorcy często wręczają kontrahentom np. kosze prezentowe czy wino. Nie są to upominki związane bezpośrednio z działalnością firmy lub reklamą jej produktów czy usług (jak np. długopisy z logo), więc co zasady należy je uznać za wydatki na cele reprezentacyjne, a to wyklucza odliczenie kosztów.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z orzecznictwa wynika, że kosztami reprezentacji są wszelkie działania, które zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.
Jak wyjaśnia Agata Malicka, współwłaścicielka biura rachunkowego, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych kosztem uzyskania przychodu mogą być, co do zasady, drobne gadżety opatrzone logotypem (jak np. długopisy, kalendarze, notesy, broszury, ulotki, kubki) przekazywane bardzo szerokiemu, bliżej nieokreślonemu gronu odbiorców.
Organy podatkowe nie zgadzają się natomiast, by do kosztów uzyskania przychodu zaliczać wydatki na prezenty mające cechy wystawności, np. popularne w okresie świątecznym kosze prezentowe czy alkohole, nawet jeśli zostaną opatrzone logotypem. Zgodnie z interpretacją dyrektora KIS z 5 kwietnia 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW), w której sprawa dotyczyła spółki, która przekazuje kontrahentom m.in. słodycze, artykuły spożywcze i alkohole, spółka twierdziła, że skoro upominki opatrzone są logo firmy, to niosą ze sobą przekaz reklamowy i mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Dyrektor KIS uznał to stanowisko za nieprawidłowe.
– Nie można się zgodzić ze spółką, że wysyłka prezentów (np. słodycze, artykuły spożywcze) miała charakter masowy, gdyż mimo dużej liczby wręczonych prezentów, to nadal prezenty te przekazywane były ograniczonej grupie podmiotów (ograniczonej grupie kontrahentów), nie zaś każdemu kto byłby zainteresowany ich otrzymaniem. Powyższego nie zmienia także fakt, że są one przekazywane w opakowaniu z logo spółki. Kosztem uzyskania przychodu nie jest także wydatek na zakup alkoholu oraz jego konfekcjonowanie i wysyłka na adres odbiorcy – stwierdził dyrektor KIS.
Osoba otrzymująca prezent – może zapłacić podatek
Z przepisów wynika, że osoba obdarowana powinna, co do zasady, zapłacić podatek od wszystkich otrzymanych prezentów. Ale są wyjątki. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT zwolniona jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy PIT, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zgodnie z tym przepisem zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia na stronie internetowej, że opodatkowaniu podlega prezent dla kontrahenta, którego wartość przekracza kwotę 200 zł. – Zauważyć należy, że na podmiocie przekazującym taki prezent nie ciąży obowiązek płatnika, a jedynie obowiązek informacyjny (wystawienie informacji PIT-11) – wyjaśnia MF.
Upominki świąteczne mają jednak często wartość wyższą, niż 200 zł. Poza tym mają co do zasady charakter reprezentacyjny, więc nie mieszczą się w kategorii promocji i reklamy świadczeniodawcy. Nie ma więc pewności, czy obdarowany może skorzystać ze zwolnienia z podatku. Poza tym istotny jest fakt, czy obdarowanym jest osoba prawna, indywidualny przedsiębiorca, czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (np. pracownik współpracującej firmy). Jeśli wręczamy prezent np. dyrektorowi handlowemu czy prezesowi (czyli pracownikom kontrahenta), to jednocześnie może pojawić się uciążliwy obowiązek uzyskania od niego danych osobowych, wymaganych do złożenia przez świadczeniodawcę informacji PIT-11 o wysokości uzyskanego przychodu. Informację przesyła się zarówno osobie obdarowanej, jak też do urzędu skarbowego.
Przedsiębiorca nie ma natomiast obowiązków informacyjnych, jeśli przekazuje prezent innemu przedsiębiorcy: osobie prawnej lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Wówczas obdarowany przedsiębiorca powinien sam rozliczyć podatek.
Wiele firm przyjmuje praktykę przesyłania prezentu danej firmie, ale na nazwisko konkretnego pracownika. Wówczas problem ewentualnego opodatkowania zostaje przeniesiony na pracodawcę. Przedsiębiorcy często też powołują się na przekazywanie prezentów o wartości poniżej 200 zł oraz na fakt, że przekazują jednakowe upominki wszystkim współpracownikom, co nie jest reprezentacją, ale wydatkiem reklamowym.
Trudno odliczyć VAT od prezentu
Trzeci aspekt dotyczy opodatkowania VAT. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, jeśli przedsiębiorca odliczył VAT od zakupu prezentu, to przekazując go nieodpłatnie kontrahentowi, powinien naliczyć i odprowadzić VAT. Podatek ten jest wówczas finansowany przez podmiot, który nieodpłatnie przekazuje dany towar.
Przekazanie prezentu nie jest neutralne na gruncie VAT. Przedsiębiorcy w praktyce finansują więc upominek wraz z podatkiem. Wyjątkiem są m.in. prezenty o małej wartości. Jednak w przypadku prezentów świątecznych nie jest to raczej powszechne rozwiązanie, zarówno ze względu na niską kwotę, jak też obowiązki dokumentacyjne.
Nie trzeba naliczać VAT, jeśli :
- łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie nie przekracza w roku 100 zł – konieczne jest prowadzenie ewidencji, pozwalającej na zidentyfikowanie odbiorców;
- jednostkowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł – brak konieczności prowadzenia ewidencji.
Niektórzy podatnicy argumentują, że przekazywanie prezentów jest czynnością związaną
z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ma bowiem charakter marketingowy, promujący działalność gospodarczą podatnika. Jednak taka argumentacja jest ryzykowna. Organy podatkowe twierdzą bowiem, że to przedsiębiorca przekazujący prezent występuje w charakterze ostatecznego konsumenta, a więc powinien ponieść ciężar podatku.
