Kupujesz usługę lub towar i otrzymujesz fakturę VAT – to standardowy przebieg transakcji. Jednak w przepisach została przewidziana również inna sytuacja – po zakupie usługi lub towaru sam wystawisz fakturę i następnie dokonujesz jej ewidencji. To samofakturowanie. Kiedy można skorzystać z tego rozwiązania?
Samofakturowanie – co to jest?
Jeżeli zastanawiasz się, co to jest samofakturowanie, to wskazówka kryje się w nazwie – samofakturowanie polega na wystawieniu faktury przez nabywcę towaru lub usługi w imieniu i na rzecz sprzedawcy. W praktyce samofakturowanie skutkuje odwróceniem ról w zakresie wystawienia faktury sprzedażowej – faktury nie wystawia sprzedawca towarów czy usług (jak ma to najczęściej miejsce), ale ich nabywca.
Kiedy możliwe jest samofakturowanie? Można wskazać kilka najczęstszych sytuacji, gdy przedsiębiorcy decydują się na zastosowanie tego mechanizmu:
- jeżeli współpracujesz z przedsiębiorcą na stałe lub jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z podatku VAT – w pierwszym przypadku samofakturowanie to kwestia uzgodnień, w drugim natomiast konieczność;
- gdy faktury od kontrahenta otrzymujesz nieregularnie lub sporadycznie – samofakturowanie daje większą kontrolę, a także pozwala zaoszczędzić czas i na bieżąco rozliczać koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;
- jeżeli współpracujesz z zagranicznym podmiotem – wystawiając faktury (samofakturowanie), możesz uniknąć błędów i zaoszczędzić sporo czasu spędzonego na prostowaniu wykrytych w dokumentach pomyłek.
| W obiegu gospodarczym można spotkać się z różnymi fakturami, a niektóre z nich są wystawiane częściej niż inne. Samofakturowanie, podobnie jak refakturowanie, nie jest mechanizmem szczególnie popularnym – prowadząc działalność gospodarczą, możesz się z nim nigdy nie spotkać. Nie jest to jednak regułą – już pierwszy kontrahent może zapytać Cię o samofakturowanie. Stąd też warto wiedzieć, z czym się ono wiąże. |
Samofakturowanie – zasady
Samofakturowanie – zasadySamofakturowanie ma zarówno liczne zalety, jak i pewne wady. Jeżeli zdecydujesz się na to rozwiązanie, musisz pamiętać o kilku zasadach. Od ich przestrzegania zależy to, czy wystawiona faktura będzie fakturą kosztową (czy będzie stanowiła m.in. podstawę do odliczenia podatku VAT). Znając poniższe reguły, łatwiej będzie Ci też określić, czy samofakturowanie jest rozwiązaniem odpowiednim dla Ciebie i czy warto zaproponować kontrahentom wystawianie faktur za otrzymane towary lub ukończone i dostarczone usługi.
Samofakturowanie – 5 kluczowych zasad:
- Między stronami (sprzedawcą i nabywcą) musi zostać zawarta umowa (porozumienie w sprawie samofakturowania). Najlepiej będzie, jeżeli umowa zostanie zawarta w formie pisemnej. Wówczas w razie wątpliwości będzie można przedstawić treść porozumienia urzędnikom.
- Treść wspomnianej umowy musi zawierać zgodę sprzedawcy na to, aby nabywca towarów lub usług wdrożył mechanizm samofakturowania. W ustawie o VAT można też przeczytać, że w umowie powinna zostać zawarta procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).
- Faktura musi zostać zatwierdzona przez sprzedawcę. Na dokumencie nie jest jednak wymagany jego podpis – dopuszczalna jest milcząca akceptacja (co potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji). Mówi się o niej wówczas, gdy nabywca wysyła fakturę do zatwierdzenia, a sprzedawca nie zgłasza sprzeciwu co do jej treści.
- Samofakturowanie oznacza, że przedsiębiorca musi zwrócić uwagę na to, aby faktury były wystawione poprawnie. Wymagane są takie same elementy jak na innych fakturach, przy czym dodatkowo konieczne jest umieszczenie na dokumencie słowa „samofakturowanie”.
- Każda wystawiona faktura (samofakturowanie) musi zostać przez Ciebie zaewidencjonowana. Inaczej mówiąc, musisz wykazać wystawione faktury w ewidencji VAT nabywcy.
Z czym wiąże się samofakturowanie? To więcej niż wystawianie faktur potwierdzających przeprowadzone transakcje. Przejmując na siebie obowiązek wystawiania faktur, odpowiadasz również za wystawienie duplikatów. W razie pomyłki to również Ty masz obowiązek przygotować korektę.
| Jeżeli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, możesz też samofakturować. Czy wiesz jednak, że kadry i płace to obszar, który możesz delegować do naszego biura rachunkowego? Poznaj naszą ofertę, a w razie pytań skontaktuj się z nami. |
Samofakturowanie – jak księgować?
Księgowanie faktur wystawionych w ramach samofakturowania nie różni się zbytnio od ujmowania analogicznych dokumentów otrzymanych od sprzedawców. W praktyce oznacza to, że:
- jako strona dokonująca samofakturowania wykazujesz faktury w ewidencji VAT zakupu – pamiętaj przy tym, że odliczysz podatek VAT dopiero wówczas, gdy sprzedawca zatwierdzi otrzymaną fakturę;
- sprzedający wykazuje fakturę w ewidencji VAT sprzedaży – wcześniej powinien on ją zatwierdzić (może tego dokonać w sposób milczący).
Faktury wystawione w ramach samofakturowania muszą znaleźć się w JPK (Jednolitym Pliku Kontrolnym). Co trzeba zaznaczyć, nie ma odrębnych przepisów i wytycznych wskazujących na to, jak faktury wystawiane przez nabywcę powinny być wykazywane.
Rozważasz samofakturowanie? Aktualnie nie jest to rozwiązanie, które cieszy się dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców. Zalety samofakturowania (np. większa kontrola nad fakturami) mogą jednak skłaniać do zastosowania tego mechanizmu w swojej firmie.
