W niniejszym artykule skupimy się na rozliczeniu w kosztach podatkowych przedsiębiorcy wydatków związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi w działalności gospodarczej.
Wydatki eksploatacyjne
Wysokość wydatków eksploatacyjnych od pojazdów samochodowych (np. paliwo, serwis, naprawy) będących własnością przedsiębiorcy lub użytkowanych na podstawie leasingu lub najmu, która może zostać zaliczona do kosztów podatkowych uzależniona jest od sposobu użytkowania pojazdu w firmie. Podobnie jak w podatku VAT pojazdy należy podzielić na samochody użytkowane w celach mieszanych oraz w celach wyłączanie firmowych.
Podatnicy automatycznie są uprawnieni do zaliczenia w koszty podatkowe 75% wydatków eksploatacyjnych poniesionych w związku z użytkowaniem pojazdów do działalności i prywatnie. W takiej sytuacji, jeśli są czynnymi podatnikami VAT równolegle w podatku VAT stosują 50% odliczenie VAT naliczonego.
Przykład. 1
Przedsiębiorca w prowadzonej działalności wykorzystuje samochód osobowy służbowo i prywatnie. W sierpniu 2021 roku zakupił paliwo za 300,00 zł netto + VAT 69,00 zł.
Od wskazanego pojazdu Przedsiębiorca może dokonać zaliczenia do kosztów 75% wydatków eksploatacyjnych oraz dokonać 50% naliczonego VAT.
Podatnik odliczy zatem 34,50 zł podatku VAT, a w koszty zaliczy kwotę 250,88 zł.
Uznanie wydatku w 100% za koszt podatkowy możliwe jest w przypadku samochodu używanego wyłącznie w działalności. W tym celu Podatnik analogicznie jak w podatku VAT powinien w tym celu dokonać zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz wprowadzić w swojej jednostce regulamin wykorzystywania pojazdów.
Z kolei Podatnicy wykorzystujący w działalności prywatne samochody niewprowadzone do działalności mają możliwość zaliczenia w koszty podatkowe 20% poniesionych wydatków.
Leasing samochodu, najem i dzierżawa
Wysokość opłat związanych z użytkowaniem pojazdu na podstawie umowy leasingu i najmu uzależniona jest od wartości pojazdu. W przypadki samochodu o wartości nieprzekraczającej 150 tys. zł (225 tys. zł auto elektryczne) Podatnik zaliczy w 100% do kosztów podatkowych wydatki związane z leasingiem (czynsz inicjalny i raty leasingowe) oraz najmem. Przy czym odsetki od leasingu nie podlegają opisywanemu ograniczeniu.
Z kolei jeśli mamy do czynienia z samochodem o wartości przekraczającej powyższe progi, Podatnik może zaliczyć w koszty jedynie część opłaty wstępnej i każdej raty leasingowej – część która proporcjonalnie do ceny samochodu nie przekracza 150 tys. zł (225 tys. jeśli auto jest elektryczne).
Do wskazanych limitów należy wliczać cenę netto samochodu oraz niedoliczony podatek VAT. Zatem limit pozwalający na zaliczenie całości wydatku związanego z leasingiem w koszty kształtuje się następująco:
150000 zł brutto (121.951 zł netto) – przedsiębiorca, który nie jest podatnikiem VAT
165470 zł brutto (134.528 zł netto) – przedsiębiorca wykorzystujący samochód w celach mieszanych i odliczający 50% VAT
184500 zł brutto (150.000 zł netto) – przedsiębiorca wykorzystujący samochód wyłącznie prywatnie i odliczający 100% VAT
Przykład 2:
Podatnik nie będący czynnym Podatnikiem VAT nabył samochód na podstawie umowy leasingu, który wykorzystuje w celach firmowych i prywatnych. Wartość samochodu nie przekracza 150 tys. zł.
Podatnik zaliczy w 100% koszty poniesione na zapłatę opłaty wstępnej oraz rat leasingowych.
Przykład 3:
Podatnik z przykładu 2 nabył samochód o wartości 165 tys. zł. Miesięczna rata leasingowa wynosi 1.000 zł.
Podatnik zaliczy opłatę wstępną i raty leasingowe w części zgodnie z proporcją wyliczoną w następujący sposób:
150.000/165.000 = 91%
A więc z każdej raty leasingowej 910 zł zaliczy do kosztów podatkowych, .
Na tożsamych zasadach zgodnie z proporcją należy dokonać zaliczenia w koszty podatkowe czynszu płaconego w związku z użytkowaniem pojazdu na podstawie umowy najmu lub dzierżawy.
Amortyzacja samochodu
W przypadku amortyzacji podczas zaliczania opisów amortyzacyjnych do kosztów podatkowych należy stosować przepisy analogiczne jak w przypadku zaliczania do kosztów opłat leasingowych. Zgodnie z przepisami nie stanowią kosztów podatkowych odpisy z tytułu zużycia samochodu w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 150 tys. zł lub 225 tys. zł w przypadku pojazdów elektrycznych.
Przykład 4:
Przedsiębiorca z Przykładu 2 zakupiony samochód o wartości 165 tys. zł wprowadził do ewidencji ŚT i rozpoczął amortyzację wg stawki amortyzacyjnej 20%.
Z uwagi na to, że wartość samochodu przekracza 150 tys. zł, Podatnik dokona zaliczenia odpisu amortyzacyjnego w części do kosztów podatkowych, a nie w całości.
Wysokość miesięcznego odpisu wynosi: 165.000*20%/12 = 2.750 zł
Wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego stanowiącego koszt podatkowy (150.000/165.000*100%)* 2.750 zł= 2.502,50 zł
Koszty ubezpieczenia samochodu
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych koszt ubezpieczenia OC i NNW w pełnej wysokości. W przypadku ubezpieczeni AC może mieć zastosowanie proporcjonalne zaliczenie w koszty podatkowe – w zależności od tego czy wartość pojazdu przekracza 150 tys. zł (lub 225 tys. w przypadku pojazdu elektrycznego).
