Prowadzenie indywidualnej działalności gospodarczej bardzo często wymaga od przedsiębiorców odbywania podróży służbowych krajowych albo zagranicznych w celu reprezentowania firmy na różnych targach i wystawach branżowych, pozyskiwania nowych kontraktów, czy zawierania umów biznesowych. Koszty takich podróży bez wątpienia związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą, a co za tym idzie przedsiębiorcy uprawnieni są do zaliczania wydatków związanych z podróżą do swoich kosztów uzyskania przychodów. Poniżej prezentujemy jak właściwie rozliczać podróże przedsiębiorcy.
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, że przedsiębiorcy w celu uniknięcia w przyszłości sporu z fiskusem powinni zgromadzić dowody, które potwierdzą związek podróży z prowadzoną działalnością gospodarczą – a więc wszystkie faktury, zebrane zamówienia, oferty, bilety wstępu na targi i kongresy, a także związana z wyjazdem korespondencję mailową.
PODRÓŻE SŁIUŻBOWE KRAJOWE
Wydatki na wyżywienie
Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy faktycznie poniesione nie zostaną zaliczona bezpośrednio do kosztów podatkowych. Przedsiębiorcy przysługuje dieta z tego tytułu w wysokości zryczałtowanej wynoszącej 30 zł za każdy dzień.
Za każdą dobę podróży służbowej przedsiębiorcy przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pełna dieta przysługuje też przy podróży trwającej ponad 12 godzin. Natomiast dla podróży trwającej do 8 godzin i w przedziale 8-12 godzin będzie to odpowiedni 1/3 diety i ½ diety.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług zakwaterowania wraz z wyżywieniem, wysokość diety obniża się o 25% jeśli było to śniadanie, 50% za obiad i kolejne 25% za kolację.
W celu zaliczenia do kosztów podatkowych diety z tytułu podróży służbowej konieczne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego, zawierającego takie informacje jak: imię i nazwisko oraz dotyczące stricte podróży – jej celu, miejscowości docelowej, dat i godzin wyjazdu i powrotu.
Przykład 1
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, której przedmiotem jest działalność budowlana. Bierze udział w 2 dniowych targach budowlanych BUDMA 2021.
Za każdą dobę przysługuje mu dieta w wysokości 30 zł, zatem w związku z odbytą podróżą zaliczy w koszty 60 zł.
Noclegi
Faktura za nocleg stanowi koszt podatkowy bez ograniczeń, a zatem księgowana jest bezpośrednio w koszty. Nie stosuje się w odniesieniu do noclegów podróżujących przedsiębiorców limitów, które mają zastosowanie w przypadku rozliczenia podróży służbowej pracownika.
Koszty przejazdów i inne
Przedsiębiorca odbywający podróż samochodem zaliczy wydatki na paliwo w koszty podatkowe na podstawie faktur – w wysokość 75%, jeśli pojazd firmowy jest przez niego wykorzystywany również prywatnie albo 100%, jeśli podróżuje pojazdem wykorzystywanym w jego przedsiębiorstwie wyłącznie w celach firmowych.
Podróżowanie pociągiem lub samolotem powinno zostać udokumentowane fakturą lub biletem lotniczym. Wydatek taki stanowi koszt podróżującego przedsiębiorcy w całości.
W przypadku przejazdów komunikacją w miejscowości docelowej rozliczenie wydatku w kosztach następuję na podstawie faktur. Nie mają zastosowania kwoty ryczałtowe, jak ma to miejsce w przypadku podróży pracowników. Rozpoznanie tego rodzaju kosztu na podstawie biletu jest często kwestionowane przez organy podatkowe.
Do kosztów przedsiębiorca zaliczy również wydatki poniesione na zakup biletów wstępu na targi i wystawy barażowe.
PODRÓŻE SŁIUŻBOWE ZAGRANICZNE
Wydatki przedsiębiorcy odbywającego podróż zagraniczną rozliczane są w kosztach podatkowych analogicznie, jak w przypadku podróży krajowej z tą różnicą, że inaczej wygląda ustalenie wysokości przysługującej diety.
Wydatki na wyżywienie
Przedsiębiorca zaliczy w koszty podatkowe wydatki na wyżywienie w wysokości limitu diety przysługującej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dla kraju, ustalonej dla kraju odbywania podróży zagranicznej. Każdy kraj ma ustaloną inną dietę – przykładowo dieta za podróż w Chinach wynosi 55 EURO, Kandzie 71 CAD, Meksyku 53 USD, a w Niemczech 49 Euro.
A więc jeśli mamy do czynienia z podróżują służbową zagraniczna odbywaną przez przedsiębiorcę, wydatki na wyżywienie faktycznie poniesione i udokumentowane fakturą nie stanowią kosztu firmowego.
Czas podróży zagranicznej
Obliczenie długości okresu podróży służbowej zagranicznej liczony jest stosownie do wykorzystanego środka lokomocji i tak:
- dla środków komunikacji lądowej należy uwzględnić moment przekroczenia granicy państwowej,
- dla komunikacji lotniczej uwzględnia się start samolotu na ostatnim lotnisku krajowym oraz moment lądowania samolotu na pierwszym krajowym lotnisku,
- dla komunikacji morskiej pod uwagę brać należy monet wyjęcia statku z ostatniego portu krajowego oraz moment wejścia do pierwszego krajowego portu.
Przykład 2
Przedsiębiorca wybiera się do Berlina w celu podpisania nowego kontraktu z niemiecką firmę na dostawę okien. Wyruszył z Poznania o godz. 6:00 rano, a na granicy polsko-niemieckiej był o godz. 9:00. Do kraju wyruszył tego samego dnia o godzinie 17:30. Na granicy był o godzinie 19.
Przedsiębiorca był zatem w podróży służbowej 10 godzin, zatem przysługuje mu dieta w wysokości 50% diery. Dieta do Niemiec zgodnie z Rozporządzeniem wynosi 49 euro, zatem
Kurs walutowy
Odbywanie podróży służbowych zagranicznych wiąże się otrzymywaniem dokumentów w walutach obcych. Przeliczenie na walutę polską odbywa się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia takiej faktury lub wystawienia dowodu wewnętrznego.
