Refakturowanie jest odsprzedażą towarów i usług. Spotkamy się z nim najczęściej w przypadku kiedy naszą inwestycją jest lokal mieszkalny czy użytkowy przeznaczony na wynajem. Choć nie jest to pojęcie opisane w przepisach podatkowych to w praktyce ma ogromne znaczenie.
O ile czynsz jest łatwą kwestią do rozliczenia ze względu na fakt, iż wynika wprost z umowy pomiędzy stronami najmu, tak sposób rozliczania mediów sprawia kłopot najemcom.
Umowa najmu jest regulowana prawem cywilnym i jest wiążąca na okres oznaczony w umowie. Nakłada ona na strony najmu określone przepisami obowiązki. W zamian za prawo do użytkowania lokalu płacony jest przez najemcę czynsz. Umowa powinna zawierać szczegółowe warunki użytkowania oraz koszty jakie będzie ponosił lokator tj. koszty eksploatacji takie jak woda, energia, ogrzewanie, ścieki czy wywóz śmieci.
Początkowo organy podatkowe przyjmowały, że media powinny być rozliczane jako element głównej usługi i opodatkowane łącznie z usługą najmu według zawartej umowy. W związku z wyrokiem, który zapadł dnia 16 kwietnia 2015 roku za sprawą TSUE w sprawie C-42/14, organy przyjmują, że koszty dodatkowe, związane z najmem tj. media, powinny być wyodrębnione. Warunkiem jest możliwość wyboru sposobu korzystania z nich poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia – mowa tutaj o sytuacji, w której media opierają się na wskazaniach stanu liczników lub kryteriach innych niż wyliczenia na podstawie powierzchni lokalu, czy osób zamieszkujących lokal.
Zatem dostawa mediów, która zapewniana jest przez najemcę powinna być odrębną usługą niż najem. Media powinniśmy refakturować nie wliczając jej do głównej usługi, a co za tym idzie nie zwiększać podstawy opodatkowania.
Według KIS, refakturowanie mediów dotyczy poniższych usług:
– dostawy energii cieplnej,
– dostawy ścieków,
– dostawy wody,
-dostawy energii elektrycznej.
Ponadto uznanie mediów za usługi związane z jednolitą usługą muszą być nierozdzielne z najmem, a podział usług, o ile taki wystąpi- fikcyjny. Gdyby doszło do sztucznego podziału usług, należałoby zastosować taką samą stawkę dla mediów jaką przewidziano dla usługi najmu.
Faktury odsprzedaży mediów powinny opierać się na dokumencie wystawionym przez bezpośrednich dostawców. Zastosowana stawka VAT na refakturze powinna być właściwa dla danego rodzaju usługi.
W ustawie o VAT nie występują regulacje odnoszące się do momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu odsprzedaży kosztów czyli refaktury mediów. W związku z powyższym powinniśmy stosować zasady obowiązujące dla danej usługi. Jeśli wystawiamy refakturę na najemcę za media, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury na rzecz najemców czyli refaktury mediów. Data sprzedaży na fakturze powinna być tożsama z datą na fakturze pierwotnej- wystawionej przez bezpośrednich dostawców mediów. Powyższe stanowisko potwierdza KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 26 maja 2021 roku, nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG.
Czy zwracane przez najemców środki za media, są przychodem podatkowym?
Zdawać by się mogło, że środki pozyskiwane przez wynajmującego, nie powinny stanowić przychodu podatkowego podlegającego opodatkowaniu. Wynika to z faktu, iż pełni on jedynie rolę pośrednika. Refaktura wystawiana na najemców rekompensuje wydatki, które musi ponieść wynajmujący z tytułu najmu.
Jednak w ostatnim roku, w wydawanych interpretacjach przez KIS, stanowisko Dyrektora jest przeciwne. W interpretacjach indywidualnych z dnia 8 września 2022 roku, nr 0115-KDIT1.4011.434.2022.1.MR oraz z dnia 15 grudnia 2022 roku, nr 0113-KDIPT2-1.4011.744.2022.2.MGR możemy znaleźć odpowiedzi, które jasno stwierdzają, iż istnieje konieczność opodatkowania środków z tytułu refaktury opłat za media.
Stanowisko przeciwne do Krajowej Informacji Skarbowej posiadają sądy administracyjne, jednak przedmiotowe wyroki nie są nadal prawomocne, przez co nie ma mowy o jednolitej linii orzeczniczej.
