Faktura zaliczkowa – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Firmy produkcyjne, przedsiębiorstwa z branży budowlanej i restauracje – to przykładowe podmioty, które często wystawiają i otrzymują faktury zaliczkowe. Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową? Czym różni się ona od faktury podstawowej?

Co to jest faktura zaliczkowa?

Jak sama nazwa wskazuje, faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymane przez przedsiębiorcę zaliczki. Od strony formalnej faktura zaliczkowa jest jednym z dozwolonych przepisami rodzajów faktur wystawianych przez przedsiębiorców – podobnie jak np. faktura uproszczona. Jednocześnie nie każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma styczność z fakturami zaliczkowymi. Przedpłaty są charakterystyczne dla branż oferujących drogie lub nietypowe produkty, których wytworzenie wymaga zaopatrzenia się w surowce, półprodukty czy nietypowe narzędzia.

Funkcjonowanie na rynku zaliczek sprawia, że przedsiębiorca uniezależnia się od oferty banków czy firm faktoringowych. Zamiast korzystać z zewnętrznego finansowania, firma wykorzystuje środki swojego kontrahenta.

Przykład: O zaliczkę może wystąpić zakład stolarski, któremu klient zlecił stworzenie luksusowej kolekcji mebli kuchennych. W tym przypadku zaliczka zostanie wykorzystana na zamówienie surowca, np. wskazanego przez klienta gatunku egzotycznego drewna.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Jak wystawić fakturę zaliczkową? Przedsiębiorcy nie mają dowolności w zakresie wystawiania faktur – taki dokument musi zawierać wskazane w przepisach informacje. Sprawę upraszczają jednak programy do wystawiania faktur, gdyż najczęściej uwzględniają one wszystkie niezbędne pola – wystarczy je uzupełnić.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa? Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT są to:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach serii – numer ten musi jednoznacznie identyfikować fakturę zaliczkową,
• dane podatnika i nabywcy towarów (imię, nazwisko, nazwa) oraz ich adresy,
• numery, za pomocą których zarówno podatnik, jak i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
• data dokonania lub zakończenia dostawy produktów (wykonania usługi) lub data otrzymania zapłaty – jednak tylko wówczas, gdy taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• kwota otrzymana przez podatnika,
• kwota podatku – należy ją wyliczyć według wzoru: (kwota otrzymanej całości lub części zapłaty x stawka podatku) / (100 + stawka podatku),
• dane dotyczące zamówienia lub umowy – należy podać: nazwę towaru (usługi), ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jak wygląda faktura zaliczkowa? Różni się ona od podstawowej faktury pewnymi elementami – charakterystyczne jest zawarcie w jej treści m.in. informacji o kwocie zaliczki, jaka trafiła na rachunek bankowy przedsiębiorcy.

Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić?

Fakturę zaliczkową wystawia wyłącznie przedsiębiorca (podatnik), który otrzymał od swojego kontrahenta zaliczkę. Otrzymanie przedpłaty pociąga za sobą jednak pytanie, kiedy wystawić fakturę zaliczkową. Tutaj również nie ma dowolności, a terminy są następujące:

• najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik otrzymał całość lub część zapłaty,
• nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca zamiast jednej faktury zaliczkowej, wystawi ich kilka. Taka sytuacja ma miejsce, gdy kontrahent chce zachować kontrolę nad postępem prac i umawia się z wykonawcą na przedpłatę w transzach. Jeżeli wystawione faktury zaliczkowe będą obejmować łącznie całą zapłatę, to podatnik musi pamiętać o zasadzie obowiązującej podczas wystawiania ostatniego z tych dokumentów. Mowa tu o tym, że ostatnia faktura powinna zawierać również numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

Obowiązujące przepisy nie tylko wskazują, kiedy faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona, ale również określają sytuacje, gdy jest ona zbędna. Kiedy przedsiębiorca nie dokumentuje otrzymanej zaliczki za pomocą faktury zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa – przykładowe sytuacje, kiedy się jej nie wystawia:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
• dostawa energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej i gazu przewodowego,
• świadczenie usług ochrony osób,
• świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu i usług o podobnym charakterze,
• dostawa towarów na zasadzie transferu bonu jednego przeznaczenia.

Od sytuacji, gdy przepisy nie dopuszczają wystawienia faktury zaliczkowej, należy odróżnić przypadek otrzymania przez przedsiębiorcę zaliczki i dostarczenia towaru (usługi) w tym samym okresie rozliczeniowym. Jak wówczas należy rozwiązać kwestię dokumentowania otrzymanej zaliczki?

Wykonawca – z reguły wraz ze swoim klientem – może zdecydować, czy wystawi fakturę zaliczkową, czy fakturę podstawową. W drugim przypadku faktura powinna obejmować dodatkowe informacje (m.in. o kwocie brutto zaliczki). Zasada ta została potwierdzona w interpretacjach podatkowych – wskazać wystarczy interpretację indywidualną wydaną w dniu 31 maja 2021 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM).

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa dokumentuje określoną czynność między stronami – mowa tu o wręczeniu przedsiębiorcy przedpłaty przez nabywcę. Stąd też pojawia się pytanie, czy księgować fakturę zaliczkową i jak rozliczyć fakturę zaliczkową?

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową – zasady:

• faktura zaliczkowa musi zostać ujęta w rejestrze sprzedaży VAT – rozliczenie podatku VAT następuje w momencie otrzymania zaliczki, a podatek nalicza się w oparciu o wystawioną fakturę,
• nie jest konieczne ujmowanie kwoty wskazanej na fakturze zaliczkowej w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów – wynika to z brzmienia przepisów, zgodnie z którymi podatek dochodowy rozlicza się dopiero po wystawieniu faktury końcowej.

Pytanie, jak zaksięgować fakturę zaliczkową zadają sobie nie tylko dostawcy towarów i usług – dotyczy ono również drugiej strony transakcji. Jak postępować z otrzymaną od kontrahenta fakturą zaliczkową? Czy faktura zaliczkowa jest kosztem?

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, to faktura zaliczkowa nie będzie stanowić dla niego kosztu. Aby móc rozliczyć poniesiony koszt, należy zaczekać do chwili otrzymania faktury końcowej. Inaczej jest jednak w przypadku VAT – obowiązują tu zasady analogiczne do tych, które mają zastosowanie w przypadku wystawców faktur zaliczkowych. Inaczej mówiąc, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury zaliczkowej.