Przedsiębiorcy wystawiają faktury różnego rodzaju, przy czym niektóre z nich w obiegu gospodarczym są spotykane częściej niż inne. Przykładem może być faktura uproszczona. Co to jest faktura uproszczona? Kiedy paragon jest fakturą uproszczoną?
Co to jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to – podobnie jak faktura podstawowa i faktura zaliczkowa – jeden z typów faktur. Dla faktury uproszczonej charakterystyczne jest kilka elementów, które jednocześnie odróżniają ją od faktury podstawowej. Są to:
- dane – faktura uproszczona zawiera mniej danych w porównaniu do faktury podstawowej, a w niektórych przypadkach jest nią paragon,
- kwota – faktura uproszczona może zostać wystawiona wyłącznie do pewnej kwoty (450 zł lub 100 euro), a to powoduje, że nie zawsze będzie mieć zastosowanie,
- rodzaj transakcji – za pomocą faktury uproszczonej nie można dokumentować wszystkich transakcji, np. wyłączona jest wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość.
Do faktury uproszczonej nie wystawia się już faktury podstawowej (zwykłej), która – zgodnie z obowiązującymi przepisami – musi zawierać więcej informacji.
Faktura uproszczona – do jakiej kwoty? O fakturze uproszczonej nie można mówić, gdy kwota sprzedaży przekracza 450 zł lub 100 euro.
Jak wygląda faktura uproszczona?
Skoro faktura uproszczona zawiera mniej danych, to zasadne wydaje się pytanie, czy różni się ona wizualnie od faktury podstawowej. Jak wygląda faktura uproszczona? Tego rodzaju faktura może mieć postać paragonu z kasy fiskalnej – w niektórych sytuacjach paragon jest fakturą uproszczoną. Nie ma też przeszkód, aby faktura uproszczona przypominała fakturę podstawową, czyli zajmowała kartkę formatu A4 (jak to ma najczęściej miejsce).
To, jak wygląda faktura uproszczona (jaki wygląd ma dokument), nie ma wpływu na jej księgowanie czy możliwość odliczenia podatku VAT. Odpowiadając na pytania:
- jak zaksięgować fakturę uproszczoną – zasady są identyczne jak w przypadku faktur podstawowych, co oznacza, że wydatek należy zaksięgować w ewidencji VAT zakupu i następnie dokonać odliczenia,
- czy z faktury uproszczonej można odliczyć VAT – tak, jest to możliwe, gdyż potwierdza ona przeprowadzenie czynności opodatkowanej.
Ponieważ po zmianie przepisów paragon może być fakturą uproszczoną, ważne jest, aby nabywca towarów lub usług jeszcze przed jego wydrukowaniem wskazał, czy dokonuje nabycia jako osoba prywatna, czy jako przedsiębiorca.
Co powinna zawierać faktura uproszczona?
Faktura uproszczona zawiera mniej informacji niż faktura podstawowa. Dane te jednak nadal pozwalają zidentyfikować datę transakcji oraz jej strony.
Co powinna zawierać faktura uproszczona – wymagane dane zgodnie z ustawą o VAT:
- data wystawienia faktury,
- kolejny numer faktury – nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- numery NIP nabywcy i sprzedawcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – gdy różni się ona od daty wystawienia faktury,
- kwota upustu, obniżki lub rabatu – gdy została ona przyznana nabywcy,
- kwota należności ogółem.
Planujesz spróbować swoich sił w biznesie i chcesz założyć działalność gospodarczą? Poznaj naszą ofertę – kadry i płace.
Kiedy paragon jest fakturą uproszczoną?
Paragon może być fakturą uproszczoną, ale nie w każdej sytuacji. Aby tak się stało, muszą zostać spełnione pewne warunki – na paragonie muszą znaleźć się m.in. informacje identyfikujące sprzedawcę i nabywcę. Znaczenie ma też kwota transakcji.
Kiedy paragon jest fakturą uproszczoną – jakie warunki muszą być spełnione:
- kwota nie może przekraczać 450 zł lub 100 euro,
- na paragonie znajdują się wszystkie dane wymagane dla faktury uproszczonej.
Paragon, który jest fakturą uproszczoną, to dokument księgowy – przedsiębiorca może ująć poniesiony wydatek jako koszt. Kiedy paragon jest fakturą uproszczoną, często pada pytanie, gdzie znajduje się numer faktury uproszczonej. Wątpliwości rozwiewa objaśnienie przygotowane przez Ministerstwo Finansów.
Zgodnie z informacjami opublikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Finansów numer faktury uproszczonej znajduje się na paragonie po łącznej wartości sprzedaży brutto, ale przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera. Numer faktury uproszczonej jest jednocześnie numerem paragonu.
