Faktura korygująca – kiedy i jak można dokonać korekty?

Mimo że przedsiębiorcy mają do dyspozycji programy ułatwiające wystawianie faktur i eliminujące omyłki pisarskie, to nie można wykluczyć pojawienia się błędu. W takich sytuacjach ma zastosowanie faktura korygująca. Co to jest faktura korygująca? Kiedy można ją wystawić?

Co to jest faktura korygująca?

Faktura korygująca ma na celu poprawę błędów na fakturze pierwotnej. W rezultacie faktura korygująca jest spotykana o wiele rzadziej niż faktura VAT podstawowa czy nawet faktura zaliczkowa. Jednocześnie dzięki temu, że przepisy przewidują wystawienie faktury korygującej, to przedsiębiorca może uwolnić się od negatywnych konsekwencji podatkowych.

Odpowiadając na pytanie, co to jest faktura korygująca, można powiedzieć, że jest to specyficzny rodzaj faktury. Faktura korygująca służy do prostowania błędów stwierdzonych na fakturze podstawowej, w rezultacie czego jest ona ściśle powiązana z pierwotnym dokumentem księgowym.

Faktura korygująca – kiedy wystawić?

Chociaż faktura korekta ma na celu sprostowanie informacji zawartych na fakturze podstawowej, to nie zawsze będzie ona mieć zastosowanie. Przepisy wskazują, kiedy faktura korygująca może zostać wystawiona.

Faktura korygująca jest wystawiana w następujących sytuacjach:

• zmianie uległa podstawa opodatkowania lub kwota wskazana na fakturze pierwotnej – udzielono obniżki ceny w postaci rabatu,
• podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań,
• nabywcy została zwrócona całość lub część zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury – przykładowo w cenie lub stawce podatku.

Innych błędów, które pojawiły się na fakturze, nie należy prostować za pomocą faktury korygującej. Dla części przedsiębiorców zaskoczeniem może być, że niektórych pomyłek w ogóle nie trzeba poprawiać. Przykład? Literówka w imieniu, chyba że powoduje ona nieczytelność dokumentu.

Jakie informacje musi zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca – podobnie jak faktura uproszczona czy faktura podstawowa – musi zawierać określone informacje. Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje zakres danych, jakie podaje się na fakturze korygującej.

Lista informacji zamieszczanych w treści faktury korygującej:

• data wystawienia faktury,
• zwrot „faktura korygująca” lub słowo „korekta”,
• kolejny numer faktury – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej należy podać numer identyfikujący faktury korygowanej w Krajowym Systemie e-Faktur,
• dane zawarte na fakturze pierwotnej,
• nazwa towaru lub usługi objętych korektą,
• kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego – gdy faktura korygująca wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego,
• prawidłowa treść korygowanych informacji – w pozostałych przypadkach.

W obiegu gospodarczym można spotkać zbiorcze faktury korygujące. Mają one zastosowanie, gdy przedsiębiorca udziela rabatu na wszystkie dostarczone towary (lub usługi) w danym okresie. Taka faktura korygująca musi jednak zawierać również okres, do którego odnosi się udzielony upust.

Faktura korygująca – jak wystawić?

Wielu przedsiębiorców sporadycznie styka się z koniecznością sprostowania błędów na fakturze. Stąd też wynikać mogą wątpliwości, jak wystawić fakturę korygującą. Dziś nie wiąże się to z większym problemem, a to ze względu na powszechność programów do wystawiania faktur. Ułatwiają one przedsiębiorcom dopilnowanie formalności, uniemożliwiają pominięcie istotnych informacji i jednocześnie eliminują konieczność przygotowania dokumentu np. w Excelu.

Faktura korygująca – jak wystawić:

• wpisz numer faktury, którą chcesz skorygować,
• określ, którego klienta dotyczy faktura korygująca,
• podaj wszystkie niezbędne daty, np. datę sprzedaży i datę wystawienia,
• wskaż powód korekty,
• uzupełnij pola dotyczące opisu towaru lub usługi i kwot – zarówno przed korektą, jak i po korekcie.

Oprogramowanie do wystawiania faktur różni się funkcjonalnościami. Stąd też przebieg procesu wystawiania faktur korygujących może się nieznacznie różnić w zależności od wykorzystywanej aplikacji.

O czym trzeba pamiętać, wystawiając fakturę korygującą?

Faktura korygująca ma na celu sprostowanie błędów zauważonych na fakturze pierwotnej. Ponieważ do jej wystawienia uprawniony jest wyłącznie sprzedawca, to naturalnie można się zastanawiać, czy druga strona transakcji powinna otrzymać tę fakturę. Okazuje się, że trzeba nie tylko dostarczyć dokument – wystawca musi zadbać również o potwierdzenie jego odbioru.

Uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest wymagane w następujących sytuacjach:

• gdy doszło do obniżenia podstawy opodatkowania – miał miejsce zwrot towaru lub nabywca (klient) otrzymał rabat,
• gdy doszło do pomyłki w kwocie podatku – zastosowana została niewłaściwa (wyższa) stawka podatku.

Co w sytuacji, gdy klient nie chce potwierdzić otrzymania faktury korygującej? Rozwiązaniem jest potwierdzenie, z którego będzie wynikać, że odbiorca korekty miał możliwość zapoznania się z jej treścią. Takim potwierdzeniem może być np. wiadomość wysłana drogą elektroniczną czy zwrotne potwierdzenie odbioru, gdy faktura korygująca została wysłana pocztą.

Faktura korygująca a nota korygująca – jaka jest różnica?

Od faktury korygującej należy odróżnić notę korygującą – nie są to synonimy. Czym nota korygująca różni się od faktury korygującej? Różnic jest kilka.

Nota korygująca:

• wystawia ją odbiorca faktury pierwotnej – a nie sprzedawca, jak ma to miejsce w przypadku faktury korygującej,
• jest ona dostarczana drugiej stronie transakcji i przez nią podpisywana – nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury pierwotnej,
• służy ona do sprostowania stwierdzonych błędów – nie może ona jednak zmienić danych mających wpływ na wysokość podatku.

Nota korygująca – podobnie jak faktura korygująca – powinna zawierać określenie wskazujące na jej rolę, a zatem zwrot „nota korygująca” lub „korekta”.