Koszty uzyskania przychodów, z uwagi na konstrukcję podatku dochodowego od osób fizycznych, odgrywają istotną rolę w procesie wyliczania podatku do zapłaty. Dlatego ich właściwa kwalifikacja w rachunku podatkowym wprost wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego wpłacanego fiskusowi. W prawidłowym ujęciu w rozliczeniu podatkowym kosztów nie pomagają liczne i czasami różne interpretacje.
Zgodnie z ustawą z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm., dalej: ustawa o PIT) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody (z wyjątkiem tych, które ustawa np. zwalnia od podatku). Natomiast dochodem ze źródła przychodów, jest co do zasady nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. To właśnie z tego przepisu wynika ta istotność kosztów uzyskania przychodów w konstrukcji zobowiązania podatkowego. Najprościej rzecz ujmując – im wyższe koszty uzyskania przychodów (dalej: KUP), tym niższy dochód, a co za tym idzie – podatek do zapłaty od tego dochodu.
Koszty uzyskania przychodu – definicja
Definicja kosztów uzyskania przychodów znajduje się w ustawie o PIT (art. 22). W przepisie tym wskazano, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, koszt ten:
- musi zostać poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, a więc bezzwrotny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
- został właściwie udokumentowany.
Ustawa o PIT w art. 23 wskazuje, które z poniesionych przez podatnika wydatków nie mogą pomniejszać przychodów, czyli nie mogą być uznane za KUP. W myśl tego przepisu kosztami uzyskania przychodów nie są m.in.:
- wydatki na reprezentację,
- odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
- wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona),
- odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150.000 zł w przypadku samochodów osobowych,
- wydatki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150.000 zł.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?
Przepisy określające, jak należy dokumentować koszty uzyskania przychodów, zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (tj. Dz. U. z 2009 r. poz. 2544 z późn. zm., dalej: rozporządzenie). Zgodnie z par. 11 ust. 3 podstawę zapisów w księgach stanowią następujące dowody księgowe:
- faktury, faktury VATRR, rachunki i dokumenty celne;
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT,
- inne dowody wymienione w par. 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie stron uczestniczących w transakcji, której dowód dotyczy (nazwę i adresy),
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Aby dokumenty mogły stanowić podstawę zapisu w KPiR, muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Istotne, aby dokumenty stanowiące podstawę ujęcia kosztów uzyskania przychodów były sporządzone w języku polskim, w sposób pełny i zrozumiały.
Podstawowe kategorie kosztów uzyskania przychodów
Przekładając wskazane przepisy na praktykę działalności gospodarczej można wskazać, że podstawową kategorią KUP będzie (pamiętając o spełnieniu przez wydatek wcześniej wskazanego warunku związku kosztu z przychodem) przede wszystkim zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, materiałów biurowych, domeny internetowej, utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja), usługi księgowe, opłaty bankowe, opłaty telekomunikacyjne, sprzęt komputerowy, opłaty leasingowe (np. dot. pojazdów samochodowych) czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych. Ponadto wśród popularnych kosztów pojawiają się także zakupy paliwa i inne koszty związane z użytkowaniem pojazdu. Przy rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów z tytułu użytkowania pojazdów samochodowych zawsze trzeba jednak pamiętać, że możliwość ich ujęcia w księgach w wartości wynikającej z faktury zakupu jest obwarowane wieloma warunkami/limitami.
W prawidłowym ujęciu w rozliczeniu podatkowym kosztów uzyskania przychodów nie pomagają liczne i czasami różne interpretacje wydawane przez organy podatkowe. Coraz częściej można spotkać się również z niejednolitą linią orzeczniczą w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Stąd decyzja o ujęciu w rachunku podatkowym wydatku jako KUP nierzadko musi być poprzedzona analizą linii interpretacyjnej. Dotyczy to głównie tych wydatków, które mogą być uznane za osobiste bądź istnieje możliwość zakwalifikowania ich jako kosztów reprezentacji (co w myśl wskazanego już art. 23 ustawy o PIT KUP nie stanowi).
Warto wiedzieć, że w przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości w zakresie charakteru wydatku (osobisty, czy związany z działalnością gospodarczą), urząd może go zakwestionować i nie uznać go za koszt uzyskania przychodów. To zaś wpływa bezpośrednio na kwotę zobowiązania podatkowego. Stąd w przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto wystąpić o opinię doradcy podatkowego bądź złożyć wniosek o interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego.
