Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w działalności gospodarczej

Podczas prowadzenia biznesu każdego przedsiębiorcę na pewnym etapie prowadzenia działalności zaczyna dotyczyć kwestia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dzieje się to niekiedy dopiero po kilku latach prowadzenia działalności gospodarczej, ale może mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy dokonującego sprzedaży z pominięciem obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tego urządzenia. Z tego względu przedsiębiorcy powinni mieć świadomość kogo dotyczy kasa fiskalna, aby mogli zachować czujność i dokonać wdrożenia w swojej firmie kasy, a zakup kasy fiskalnej odbył się u nich w odpowiednich terminach.

W niniejszym artykule odpowiadamy na pytania, na które powinien poznać odpowiedź przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą tj. kto może być objęty obowiązkiem prowadzenia sprzedaży w swojej firmie przy zastosowaniu kas rejestrujących?, czy każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych podlega ewidencji przy zastosowaniu kas?, kto jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?, czy każdy przedsiębiorca może zostać zwolniony z konieczności posiadania kasy fiskalnej?, czy w przypadku powstania obowiązku stosowania kasy fiskalnej możliwe jest korzystanie ze zwolnień?, kiedy należy dokonać fiskalizacji kasy? oraz czy w ogóle warto wdrożyć kasę fiskalną?

Kogo obejmuje obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Na początku należy wskazać, że obowiązek ewidencji za pomocą kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasy fiskalne nie dotyczą zatem przedsiębiorców sprzedających swoje towary lub świadczących usługi wyłącznie na rzecz innych firm i organizacji.

Kasa fiskalna – od jakiej kwoty jest obowiązkowa?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności, czy też rolników ryczałtowych nie od razu są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej. Obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie mają podmioty, u których nie został przekroczony tzw. limit obrotów wynoszący 20 tys. zł. Ustawodawca przewidział bowiem w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnienie podmiotowe, na podstawie którego z obowiązku ewidencjonowania zwolnieni zostali podatnicy, u których obrót ze sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 20 tys. zł. Jeśli wskazana sprzedaż nie była prowadzona przez cały rok podatkowy limit obrotów należy ustalić w proporcji do okresu, w jakim prowadzona była sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Z kolei u przedsiębiorców rozpoczynających w danym roku podatkowym sprzedaż na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników możliwe jest również stosowanie omawianego zwolnienia podmiotowego, jeśli przewidywany obrót na rzecz wymienionych podmiotów nie przekroczy w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym 20 tys. zł.

Należy podkreślić w tym miejscu, że w przepisie jest mowa o rozpoczęciu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a nie o rozpoczęciu działalności gospodarczej w ogóle, co często jest mylone przez podatników. Może się bowiem okazać, że przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą od wielu lat, jednak dopiero w 5 roku jego funkcjonowania pojawiła się u niego pierwsza sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jednak limit sprzedaży nie będzie wynosił 20 tys. zł, a mniej w proporcji do okresu prowadzenia takiej sprzedaży (jeśli pierwsza sprzedaż wystąpiła w trakcie roku podatkowego).

Z powyższego wynika, że przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej od razu. Dopiero jeśli zostanie przekroczony limit zwolnienia podmiotowego ustalony wg powyższych zasad, po stronie przedsiębiorcy zajdzie obowiązek ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej.

Jak sprawdzić czy firma może korzystać ze zwolnienia

We wspomnianym powyżej rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej wymieniony został katalog czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są to tzw. zwolnienia przedmiotowe, z których podatnicy mogą korzystać także w sytuacji, gdy został przez nich przekroczony limit obrotów w ramach zwolnienia podmiotowego, omówionego powyżej. W celu ustalenia czy po pojawieniu się sprzedaży na rzecz osób fizycznych podatnik może uniknąć konieczności posiadania kasy fiskalnej powinien dokonać weryfikacji załącznika do rozporządzenia z dnia 28 grudnia 2018 r. Załącznik obejmuje dość szeroki zakres dostaw i usług – poniżej prezentujemy najbardziej uniwersalne pozycje tego załącznika, mogące mieć zastosowanie u znacznej części przedsiębiorców.

Sprzedaż wysyłkowa a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

W dobie coraz powszechniejszej sprzedaży Internetowej, przedsiębiorcy prowadzący tego rodzaju sprzedaż mogą zadawać sobie pytanie czy są zobowiązani posiadać kasę fiskalną. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych mogą w takiej sytuacji korzystać ze wspomnianego powyżej zwolnienia podmiotowego. Ustawodawca przewidział bowiem specjalne zwolnienie z obowiązku posiadania kas dla przedsiębiorców dokonujących dostawy towarów w tzw. systemie wysyłkowym, a więc pocztą lub kurierem (z wyłączeniem towarów dostarczanych innymi metodami np. własnym środkiem transportu). Warunkiem jest jednak otrzymanie przez takiego przedsiębiorcę zapłaty w całości bezgotówkowo za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Ponadto podatnik powinien prowadzić specjalną ewidencję, z której w połączeniu z dowodem zapłaty będzie wynikać jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.

Niestety w praktyce przedsiębiorcy bardzo często korzystają z tego zwolnienia uważając, że do jego korzystania wystarczające jest przyjmowanie zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Myślenie, takie jest jednak błędne – z przepisów wynika jednoznacznie, że warunkiem koniecznym jest jednoczesna wysyłka towaru pocztą lub kurierem.

W tym miejscu warto wskazać, że prowadzenie ewidencji może okazać się problematyczne i być może przedsiębiorcy nie powinni tak bardzo obawiać się słowa „kasa fiskalna”. W firmie kasa fiskalna może okazać się powiem narzędziem znacząco ułatwiającym pracę zespołu.

Bezwzględny obowiązek stosowania kasy fiskalnej

Powyżej zostały omówione zasady korzystania ze zwolnienia podmiotowego, a także przybliżone zostało zwolnienie przedmiotowe. Okazuje się jednak, że istnieje pewna grupa przedsiębiorców, która nie skorzysta ze zwolnień z ewidencji przy zastosowaniu kas. W § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wskazane zostały dostawy towarów oraz świadczenia usług, których wykonywanie pozbawia prawa do zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. Oznacza to, że kasy fiskalne w działalności gospodarczej są niezbędne już od momentu rozpoczęcia sprzedaży na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Obowiązek stosowania kas na tej podstawie dotyczy m.in. :

Usług

• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów
• prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
• doradztwa podatkowego,
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,

Dostaw

• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali

Przedsiębiorcy powinni dokładnie przeanalizować katalog towarów i usług w par. 4 rozporządzenia, ponieważ może się okazać, że dotyczy ich bezwzględny obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej.

Kiedy kasa fiskalna powinna zostać zakupiona?

Przedsiębiorcy zobowiązani do bezwzględnego posiadania kasy rejestrującej z uwagi na wykonywanie usług lub dostawy towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej, powinni dokonać zakupu i fiskalizacji kasy jeszcze przed wykonaniem pierwszej usługi lub dostawy.

Nieco więcej czasu mają przedsiębiorcy, u których doszło do powstania obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na przekroczenie obrotu uprawniającego do korzystania ze zwolnienia podmiotowego. W tym przypadku kasa fiskalna powinna zostać przez nich zakupiona przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, kiedy doszło do przekroczenia.

Przykład

Przedsiębiorca dostarczający towary inne niż wymienione w par. 4 Rozporządzenia we wrześniu 2021 przekroczył limit sprzedaży wynoszący 20 tys. zł

U Przedsiębiorcy mamy zatem do czynienia z powstaniem obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zakupu i instalacji kasy fiskalnej powinien dokonać najpóźniej w grudniu 2021 roku.

Obecnie na rynku przedsiębiorcy mają do wyboru  kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii oraz nowego typu kasy fiskalne online. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej online stopniowo będzie dotyczył coraz szerszej grupy przedsiębiorców. Dotychczas takim obowiązkiem objęte zostały m.in. podmioty zajmujące się świadczeniem usług:

• fryzjerskich,
• kosmetycznych i kosmetologicznych,
• budowlanych,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• prawniczych,
• związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Kasa online pozwala na przesyłanie danych pomiędzy kasą a centralnym repozytorium kas. W przypadku kasy online fiskalizacja odbywa się w trybie fiskalnym i nie jest wymagane zgłoszenie danych kasy do urzędu skarbowego, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych kas fiskalnych. Zatem przedsiębiorca unika wizyty w urzędzie skarbowym w takiej sytuacji i może od razu rozpocząć pracę przy użyciu kasy fiskalnej.

Przedsiębiorca, u którego w prowadzonej działalności gospodarczej doszło do powstania obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej, przed jej zakupem powinien dokonać ustalenia jakiego typu kasę fiskalną jest zobowiązany posiadać.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Przepisy przewidują możliwość odzyskania kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej. Możliwe jest odzyskanie 90% kwoty netto wydatkowanej na jej zakup, jednak nie więcej niż 700 zł. Kwotę przysługującej ulgi można odliczyć od kwot podatku należnego w składanej do urzędu skarbowego deklaracji podatkowej, a gdy kwota przysługującej ulgi przekracza wysokość podatku należnego przedsiębiorca ma prawo do uzyskania zwrotu różnicy bezpośrednio na rachunek bankowy.

Warunkiem skorzystania z ulgi jest zakup kasy z zachwianiem terminu na spełnienie tego obowiązku.