Udostępnij!

Wirtualne biuro prasowe – jak je założyć i prowadzić?

Biura prasowe kojarzą się z dużymi międzynarodowymi koncernami. Konferencje prasowe, wywiady czy rozbudowane publikacje prasowe wydają się domeną tych dużych. Mikro i małe przedsiębiorstwa nawet nie marzą o takim rozgłosie. Jednak w dobie, kiedy od Baraka Obamy dzieli nas tylko 7 znajomych na Facebooku, wszystko jest możliwe. Przedsiębiorstwa MŚP skutecznie mogą nawiązywać współpracę z lokalnymi i ogólnopolskimi tytułami, które wydawane są zarówno w wersji tradycyjnej, jak i internetowej. Aby jednak taka współpraca mogła zaistnieć, potrzebny jest plan działania, który m.in. obejmuje powstanie biura prasowego.

Biuro prasowe dla MŚP

Biuro prasowe MŚP nie musi mieć formy stacjonarnej. Powołanie do życia wirtualnego biura prasowego pomoże ograniczyć koszty, jednocześnie nie wpływając negatywnie na działalności tej firmowej komórki. Wersja on-line jest więc doskonałym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa, które nie posiada środków finansowych na tradycyjne biuru prasowe lub zatrudnienie specjalisty ds. PR, który zająłby się kontaktami z prasą.

Zadania wirtualnego biura w MŚP

Głównym zadaniem biura prasowej jest zarządzanie komunikacją pomiędzy dziennikarzami a przedsiębiorstwem. Jego wirtualna wersja sprawia, że cały proces może być szybszy i dokładniejszy niż w przypadku tradycyjnego biura prasowego, a przy tym i tańszy.

Szczegółowe zadania osób tworzących wirtualne biuro firmy można podzielić na: tworzenie notek prasowych, ich dystrybucję oraz promocję. Ważnym zadaniem biura prasowego on-line jest również budowa bazy dziennikarzy i utrzymywanie z nimi pozytywnych relacji. Jak więc widać wirtualne biuro prasowe nie sprawia, że działania w zakresie komunikacji z prasą są okrojone lub realizowane w mniejszym stopniu niż w jego odpowiedniku stacjonarnym.

Po co zakładać biuro prasowe?

Dzisiejszy biznes bardzo mocny akcent kładzie na wizerunek przedsiębiorstwa. Wiele środków budżetu marketingowego przeznaczany jest na budowanie świadomości marki oraz utrzymywanie pozytywnego wizerunku. Wirtualne biuro prasowe jest jednym z narzędzi, które pomaga w prowadzeniu takich działań.

Dzięki niemu firma wysyła sygnał, że jest profesjonalna i dba o każdy szczegół swojego istnienia na rynku. Z racji tego, że biura prasowe kojarzą się z grubymi rybami biznesu, jego posiadanie robi również wrażenie na konkurentach, klientach i innych zainteresowanych podmiotach. Posiadanie biura prasowego, często sprawia więc, że Klienci i kontrahenci myślą, że przedsiębiorstwo jest dużym koncernem, któremu warto zaufać.

Z budowaniem wizerunku firmy wiąże się również nadanie jej pozycji lidera i eksperta branżowego. Na podstronie biura prasowego można umieścić sylwetki pracowników, z którymi mogą kontaktować się media, aby pozyskać ekspercka wypowiedź w danym temacie – ułatwi to kontakt, uczyni go szybszym i bardziej spersonalizowany. Dziennikarze wola korzystać z takiej formy, ponieważ wyklucza to konieczność szukania kontaktu do firmy i prowadzenia długich rozmów w zakresie uzyskania jednej wypowiedzi.

Założenie biura prasowego umożliwia także szerokie dystrybuowanie informacji o firmie na zewnątrz. Docierają one do dużego grona osób za pomocą wyszukiwarki Google, mediów społecznościowych, kanałów RSS, blogów firmowych czy agregatów informacyjnych. Stworzona informacja prasowa wysyłana jest automatyczne od mnóstwa odbiorców, dzięki czemu nie trzeba każdego zainteresowanego powiadamiać np. o otrzymaniu nagrody lub wprowadzeniu na rynek nowej usługi. Co więcej, posiadając wirtualne biura prasowe, można kontrolować jakie materiały są udostępniane mediom, a przez to zadbać o to, aby były profesjonalne i dopracowane w każdym szczególe.

Ważną przesłanką do założenia biura prasowego on-line jest również to, że jest ono dostępne przez 24 godziny przez 7 dni w tygodniu. Jest to ważna funkcjonalność w świecie, w którym informacja żyje tylko kilka minut, a dziennikarze poszukują newsów o każdej porze. Dostęp do treści i umożliwia nieograniczoną pracę z nimi o każdej porze i z każdego miejsca.

Zalety wirtualnego biura prasowego

Posiadanie wirtualnego biura prasowego wiąże się niemal z samymi pozytywami dla przedsiębiorstwa. Do największych zalet jego powołania zalicza się to, że pozwala oszczędzić czas i pieniądze, które przeznacza się na rozproszone działania e-PR.

Pozytywnie wpływa też na usystematyzowanie oraz ujednolicenie zewnętrznej komunikacji firmy, sprawiając, że jest ona spójna. Dzięki funkcjonowaniu biuro prasowe można również zarządzać kontaktami z dziennikarzami, ułatwiając im kontakt z firmą i personalizując relacje. Łatwy dostęp do wiadomości wpłynie również na to, że dziennikarze chętniej będą chcieli z nich korzystać.

Jak stworzyć wirtualne biuro prasowe?

Wbrew pozorom stworzenie wirtualnego biura prasowego nie jest trudne. Firmy, które nie mają doświadczenia w takich działania, mogą skorzystać z zewnętrznych przedsiębiorstw specjalizujących się w PR-rze internetowym lub też wykorzystać jedną kilku platform umożliwiających stworzenie wizytującego biura prasowego.

To ostatnie rozwiązanie jest szczególnie wygodne i wart uwagi dla MŚP. Pozwala na uruchomienie biura prasowego niewielkimi kosztami i nie wiąże się z koniecznością zatrudnienia dodatkowej osoby do jego obsługi. Założenie wirtualnego biura prasowego na zewnętrznej platformie gwarantuje również dostęp do bazy dziennikarzy. Jest to niezwykle ważna funkcjonalność, ponieważ to właśnie zdobywanie kontaktów do żurnalistów jest największą trudnością w początkowej fazie prowadzenia biura prasowego.

Chociaż założenie i prowadzenie wirtualnego biura prasowego wydaje się trudne, to w rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Przedsiębiorstwa MŚP szczególnie te, które nastawiają się na promocje w sieci, powinny spróbować swoich sił w kontakcie z dziennikarzami. Zalet z prowadzenia jest bardzo dużo i są one o wiele większe niż strach przed prowadzeniem wirtualnego biura prasowego. Dobrze jest więc spróbować swoich sił i dzięki temu zyskać kolejny kanał komunikacji z potencjalnymi klientami.

Udostępnij!

Sprawdź co możemy dla Ciebie zrobić .

Prowadzisz biznes?
Pomożemy go rozwinąć!

Dzielimy się wiedzą .

Nasze nagrody i ubezpieczenia .

Lloyd's Register Quality Assurance

Wspiera nas międzynarodowa instytucja działająca w obszarze certyfikacji systemów jakości.

Family Business

Jesteśmy dumni z bycia firmą rodziną, co wiernie obrazuje nasze podejście do klienta.

Laur Eksperta

Zdobyliśmy znak jakości nadawany przez naukowców najbardziej prestiżowych polskich uczelni.

Nad pracą naszego zespołu czuwa doradca podatkowy.

W celu zapewnienia prawidłowego rozliczenia zobowiązań podatkowych naszych klientów.

Referencje .

Pasja i profesjonalizm Pani Marleny to jedno, ale przede wszystkim umiejętność prostego, przejrzystego przekazu skomplikowanego języka księgowego, urzędowego! … Moja firma jest w dobrych rękach, a ja śpię spokojnie. Polecam z całego serca! 🙂

Jagoda Wojczyńska

Właściciel
Mirtillo
Mirtillo

Bardzo dobrze mi się współpracuje z firmą SAS TAX.
Największym plusem jest przede wszystkim szybki, łatwy kontakt oraz ekspresowe działanie.

Paulina Jagodzińska

beauty-fashion-shopping.pl
beauty-fashion-shopping.pl

Dotychczasowa współpraca przebiegała w atmosferze pełnego zaufania i profesjonalizmu … pozwala nam polecić tę firmę, oraz osoby w niej pracujące jako solidną i pełną profesjonalizmu.

Arkadiusz Śmiechowski

Prokurent
Choma Expert

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Akceptuję