Poradnik eksperta

Strona główna
Biznes
Nie znaleziono elementów
Nie znaleziono elementów
 
Koszty w firmie – co możesz do nich zaliczyć?

Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest nie tylko z uzyskiwaniem dochodu, ale także z wydawaniem pieniędzy. Ponoszenie kosztów jest konieczne, aby zarabiać. Wydatki obejmują utrzymanie biura, promocję i marketing, a także utrzymanie sprzętów wykorzystywanych do pracy. Im wyższe koszty prowadzenia działalności ponosi się miesięcznie, tym niższa jest wysokość podatku dochodowe.

Możliwość jego obniżania zachęca właścicieli firm do zaliczania do kosztów prowadzenia firmy niemal wszystkich wydatków zarówno firmowych, jak i osobistych. Liczą oni, że Urząd Skarbowy nie będzie kontrolował celowości ponoszonych kosztów. Tymczasem urzędy coraz większą uwagę zwracają na to, czy wydatki ponoszone przez przedsiębiorstwa są tymi związanym z działalnością. Co więcej, wydatki te muszą być udokumentowane wystawioną na przedsiębiorstwo fakturą VAT lub rachunkiem. Zobacz jakie koszty mogą obniżyć podatek dochodowy.

Czym jest podatek dochodowy?

Podatek dochodowy jest daniną płaconą na rzecz państwa przez osoby fizyczne oraz prawne. Podstawą opodatkowania jest uzyskany dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Podatek dochodowy przedsiębiorcy płacą do Urzędu Skarbowego w formie zaliczek. Zaliczki na podatek dochodowy płacone są miesięcznie lub kwartalnie.

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Znacząca role w obniżeniu stawki podatku dochodowego ma koszt uzyskania przychodu. Jego definicja zapisana jest w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 22 ust.1. mówi, że jest to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu oraz zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Ustawa jasno określa również jakie wydatki nie mogą zostać włączone do kosztów uzyskania przychodu. Ich lista znajduje się w art. 23 dokumentu.

Dokumenty potwierdzające koszty firmy

Koszty uzyskania przychodu przez firmę powinny być odpowiednio udokumentowane. Przepisy mówią, że ich potwierdzeniem mogą być faktury, faktury VAT RR, rachunki lub inne dokumenty celne. Powiedzeniem mogą być również dokumenty wymienione w par. 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Z dokumentów tych muszą jednak jasno wynikać podjęte operacje gospodarcze. Oprócz tego muszą one zawierać określenie stron uczestniczących w operacji, datę wystawienia dowody oraz datę (okres) trwania operacji gospodarczej oraz podpisy osób uprawnionych do wystawiania takich zaświadczeń.

Jednak najistotniejszą kwestią jest zawarcie w dokumencie koszty uzyskania przychodu. Warto też wspomnieć, że dokument musi być sporządzony w języku polskim w sposób jasny i czytelny. Jeżeli operacja gospodarcza opierała się na obcej walucie, przedsiębiorca zobligowany jest do przeliczania kwoty na złotówki, przy zachowaniu wymogów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wewnętrzne dowody uzyskania przychodu

W określonych przypadkach właściciel firmy może zastosować wewnętrzne dowody uzyskania przychodu. Dokumenty te muszą posiadać datę i podpisy osób, które go sporządziły oraz określać przedmiot i kwotę operacji gospodarczej. Wewnętrzne dowody uzyskania przychodu można stosować w przypadku: zakupy bezpośredniego od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych, opłat sądowych, notarialnych i skarbowych, wydatków związanych z parkowaniem samochodu, opłatami za czynsz, media czy telefon (w przypadku gdy tylko ich część jest kosztem przedsiębiorstwa), kosztu diet i innych należności za czas podróży służbowych czy też zakupów materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego.

Jakie zakupy wliczać do kosztów prowadzenia firmy?

Podstawowymi wydatkami wliczanymi w koszty prowadzenia przedsiębiorstwa są te związane z wynajem biura. Mowa tu zarówno czynszu, jak i mediach czy Internecie i telefonie. Jako koszy można też zaliczyć wynajem powierzchni coworkingowej lub część czynszu za mieszkanie prywatne, które stanowi siedzibę firmy i jest wskazane jako miejsce wykonywania działalności. W tym drugim przypadku konieczne jest oszacowanie, jaka powierzchnia nieruchomość wykorzystywana jest do prowadzenia działalności gospodarczej. W koszty firmy można więc  wliczyć tylko tą część opłat, która odpowiada powierzchni przeznaczonej do pracy.

Zakupy sprzętu elektronicznego

Popularnym kosztem uzyskania przychodu są wydatki związane z zakupem i konserwacją sprzętów elektronicznych. Tymi głównym są laptop, komputer stacjonarny, smartfon, telefon, drukarka, skaner i inne sprzęty biurowe. Aby ich zakup był uzasadniany, należy udowadniać, że są one potrzebne do wykonywania zadań służbowych. Kosztem jest również zakup oprogramowania do tego typu urządzeń.

Materiały biurowe i promocyjne

Kosztami uzyskania przychodu są również te związane z zakupem materiałów biurowych, takich jak papier ksero, długopisy, segregatory czy tonery do drukarki. Przy zakupie materiałów eksploatacyjnych nie można jednak przesadzać. Ich hurtowe ilości mogą budzić podejrzenia Urzędu Skarbowego. Obok materiałów biurowych stoją te reklamowe. Wydatki na marketing mogą obejmować zarówno wydruk ulotek czy folderów, jak i wydatki na stronę www, gadżety reklamowe czy budżet a reklamę na Facebooku lub w wyszukiwarce Google.

Koszty związane z finansami

Kolejne pozycje, które są kosztami uzyskania przychodu to wydatki na konto firmowe i kartę płatniczą oraz koszty kredytów i pożyczek. W tej kategorii kosztów uzyskania przychodów kwalifikują się również opata za obsługę księgową oraz prawną przedsiębiorstwa.

Edukacja i szkolenia

Przedsiębiorca poszerzający swoją wiedzę może wydatki na kursy, szkolenia i konferencje zaliczyć do wydatków firmowych. Należy jednak pamiętać, że wydarzenia te powinny być powiązane z profilem firmy. Jeżeli szkolenia (lub spotkania z klientami) odbywają się poza miejscem zlokalizowania firmy, przedsiębiorca może w koszty wliczyć wydatki na podróże służbowe, czyli bilety kolejowe, autobusowe czy lotnicze, a także opłaty za noclegi. W przypadku rozliczenia podróży służbowych trzeba jednak zachować zdrowy rozsądek. Wliczanie w koszty wakacji czy zbyt częstych podróży na pewno będzie podejrzane i przyciągnie zainteresowanie kontrolerów.

W zakresie edukacji jako koszty firmowe można też uznać zakup branżowych czasopism i książek.

Koszty uzyskania przychodu – co jeszcze w nie wliczać?

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć także opłaty urzędowe, przesyłki i usługi kurierskie, wydatki na samochód służbowy czy środki czystości do biura. Możliwości jest bardzo dużo. Te wymienione są tylko tymi najpopularniejszymi. Nie oznacza to jednak, że na liście nie mogą znaleźć się inne pozycje. Wpisując je, trzeba uważać, aby były one ściśle związane z działalnością przedsiębiorstwa. Odkrycie przez Urząd Skarbowy nieprawidłowości może wiązać się z wieloma nieprzyjemnościami, w tym tymi finansowymi.

PROWADZISZ BIZNES? POMOŻEMY GO ROZWINĄĆ

Dostaniesz nawet 20h wolnego czasu miesięcznie, zabezpieczymy Twoje dane, pomożemy w optymalizacji procesów biznesowych, ułatwimy planowanie inwestycji, damy więcej możliwości rozwoju biznesu.

Zadbamy o Twój czas już teraz, podaj swój telefon, lub adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą w przeciągu 24h.