Poradnik eksperta

Strona główna
Biznes
Nie znaleziono elementów
Nie znaleziono elementów
 
Jak chronić się przed nieuczciwymi klientami? Wszystko, co musisz wiedzieć o windykacji w MŚP

Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią ponad 90% wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce. Uważane są za główny motor rozwoju oraz sektor, który zapewnia najwięcej miejsc pracy. Niestety jak pokazują badania, przedsiębiorstwa z sektora MŚP często napotykają problemy i bariery w prowadzeniu swoich działań. Problemy, z którymi muszą się mierzyć małe i średnie przedsiębiorstwa, dostrzega aż 70% właścicieli tego typu firm. Wśród tych najpoważniejszych wymieniają biurokrację,  trudną sytuację rynkową, czy skomplikowany system prawny.

Wielu przedsiębiorców z sektora MŚP jako trudności w prowadzeniu biznesu wymienia również problemy z egzekwowaniem należność od swoich kontrahentów. Według raportu MŚP pod lupą przygotowanego przez firmę TNS Pentor, z problemem tym boryka się ponad 80% małych i średnich firm. Nieterminowe wpłaty od klientów lub ich zupełny brak sprawia, że przedsiębiorstwa nie tylko nie mogą się rozwijać, ale i tracą płynność finansową. Niska ściągalność należności nie zawsze jednak wynika z czynników niezależnych od właścicieli firm. Bardzo często jest ona pochodną nieodpowiedniej polityki windykacyjnej firmy lub jej zupełnego braku. Wielu przedsiębiorców z sektora MŚP przyznaje się do tego, że nie zna i nie wie jak zastosować mechanizmy ściągania zaległych należności.

 

Sytuacja MŚP w zakresie windykacji

Powołując się nadal na raport TNS Pentor, można stwierdzić, że sytuacja sektora MŚP w zakresie ściągania należności nie jest najlepsza. Średni czas oczekiwania na uregulowanie płatności wynosi aż 4 miesiące, od terminu wskazanego na fakturze. Tak duża zwłoka sprawia, że małe i średnie przedsiębiorstwa muszą radzić sobie z brakiem gotówki i środków na funkcjonowanie. Często płynność finansową, mogą stracić z powodu jednej nieopłaconej faktury. Zła sytuacja pod względem ściągania należności przez firmy MŚP nie jest wynikiem, tylko jednego raportu. Zbliżone liczby pojawiają się też w innych opracowaniach.

Przyczyna problemów MŚP

Brak terminowego ściągania należności jest pochodną wielu elementów. Często o tym, że problemy ze ściągnięciem zapłaty za wykonanie usługi lub sprzedaż towaru można przewidzieć na samym początku. Wiele firm jednak je ignoruje. Jak pokazuje raport pn. Audyt windykacyjny, przeprowadzony na zlecenie firmy Kaczmarski Inkasso  44% właścicieli firm z sektora MŚP nie sprawdza, z kim zamierza współpracować. Tylko co 11 przedsiębiorca interesuje się historią finansową swoich klientów, a następuje to i tak tylko wtedy, gdy sumy na umowie są wysokie. Nawet ci przedsiębiorcy, którzy decydują się na sprawdzenie potencjalnych współpracowników, robią to tylko pobieżnie, wykorzystując w tym celu wyszukiwarki czy tzw. marketingu poleceń. Bardzo niewielka część firm decyduje się na skorzystanie z zasobów biur informacji gospodarczej.

Kolejnym elementem, który znacząco wpływa na niską skuteczność ściągalności należności przez MŚP, jest brak planu. Tylko ok 40% z firm MŚP ma przygotowane strategie działania w przypadku, gdy klient nie płaci na czas. Pozostali o tym, co zrobią w takiej sytuacji, decydują dopiero w momencie, gdy klient przekształca się w dłużnika. Bardzo często dopiero w tym momencie poszukują narzędzi i rozwiązań za pomocą, których mogliby odzyskać swoje pieniądze. Tymczasem takie zachowanie to duży błąd.

Należy też dodać, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie posiadają zasobów, które pozwalają im na prowadzenie skutecznych procesów windykacyjnych. O ile w dużych firmach tworzone są specjalne działy windykacyjne, to jednoosobowe działalności gospodarcze z problemem radzą sobie same. Na zatrudnienie specjalistów ds. windykacji czy też powierzenie obsługi ściągania długu firmom zewnętrznym zazwyczaj im nie stać. Ściąganiem należności zazwyczaj zajmują się więc księgowe lub sami właściciele firm. Gro podejmowanych przez nich działań kończy się jednak marnym efektem, a jeszcze większa ilość ogranicza się tylko do przesłania dłużnikowi wezwania do zapłaty.

Co robić, kiedy klient nie płaci faktury?

Pierwszym działaniem, jakie należy podjąć w stosunku do klienta, który nie płaci faktury, jest skontaktowanie się i ustalenie przyczyny takiego stanu rzeczy. Większość spraw można rozwiązać polubownie, przypominając o terminie zapłaty. Pierwszy kontakt z dłużnikiem powinien nastąpić już w pierwszym dniu po tym, jak minie termin opłacenia faktury czy rachunku. W kolejnych dniach można zastosować windykację telefoniczną oraz maile przypominające o konieczności spłaty zobowiązań. W przypadku, jeżeli takie działania nie przyniosą skutku, dłużnikowi należy wysłać wezwanie do zapłaty.  Wysyła się je nie później niż 7 dni po upłynięciu terminu płatności. Musi mieć ono oficjalną formę i być wysłane listem poleconym (najlepiej za potwierdzeniem odbioru). Dobrą praktyką jest przesłanie wezwania do zapłaty również mailem lub faksem. Wzory wezwań do zapłaty można znaleźć w internecie. W wezwaniu do zapłaty należy pamiętać o uwzględnieniu odsetek za zwłokę w zapłacie. Jeżeli pierwsze wezwanie do zapłaty nie przynosi skutku, można wysłać ponowne ponaglenie lub zastosować bardziej dosadne środki, takie jak założenie sprawy w sądzie lub współpracę z firmą windykacyjną.

Windykacja w małej firmie. Kiedy skierować sprawę do sądu?

Przepisy nie określają kiedy, skierować sprawę do sądu w przypadku braku wpłaty, jednak polecaną praktyką jest odczekanie 3 miesięcy od daty wymagalności roszczenia tj. od terminu płatności. Pozew do sądu o zapłatę składa się na formularzu P, który można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości lub w budynkach sądów. W pozwie należy opisać zaistniałą sytuację oraz załączyć do niego wnioski dowodowe. Przygotowuje się go w 3 egzemplarzach: dla sądu, dłużnika oraz do akt własnych. Dokumenty składa się w sądzie w biurze podawczym lub wysyła listem poleconym. Przedsiębiorcy mają również możliwość dochodzenia swoich prawa w e-sądzie (e-sad.gov.pl). Sądy elektroniczne zajmują się rozpatrywaniem najprostszych spraw cywilnych, czyli np. pozwów w zakresie odzyskania długów. Aby e-sąd mógł rozpocząć wniosek, stan faktyczny musi być nieskomplikowany, a procedura nie może wymagać przeprowadzania postępowania dochodowego. Oznacza to, że zadłużenie kontrahenta nie powinno budzić wątpliwości i musi być udokumentowane fakturami, wezwaniami i umowami. Elektroniczne postępowanie kończy się wydaniem wezwania do zapłaty. Jeżeli dłużnik nie wywiąże się ze swoich powinności,  sąd nakłada klauzulę wykonalności i dalsze postępowanie skierowane  jest do komornika.

Możliwości windykacyjne w MŚP

O pomoc w  windykacji należności MŚP mogą poprosić również profesjonalne firmy windykacyjne. Większość firm działających na rynku oferuje szerokie spektrum narzędzi w walce z nieuczciwymi kontrahentami. Pomagają oni w polubownym rozwiązaniu sporu, zapewniają obsługę prawą postępowania sądowego i egzekucyjnego, a także świadczą dodatkowe  usługi takie jak: zbadanie sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika czy wpisanie go do Rejestru Dłużników.

Alternatywnym rozwiązaniem jest wystawienie długu  na sprzedaż np. na giełdzie wierzytelności lub firmom, które zajmują się skupowaniem długów. Jest to dobre rozwiązanie, jeżeli przedsiębiorstwo potrzebuje pieniędzy w szybkim terminie, a nie stać je na złożenie pozwu oraz proces sądowy. Sprzedając dług, podpisuje umowę cesji, czyli przelewu wierzytelności. Trzeba jednak się liczyć z tym, że należność może nie być odzyskana w pełnej wysokości.

Skuteczna windykacja – jak ją prowadzić?

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw do windykacji podchodzi jak do jeża. Boi się stracić klienta lub zalecane przez specjalistów rozwiązania traktuje jako nękanie. Tymczasem należy pamiętać, że monitoring należności nie ma być przyjemnością dla dłużnika. Eksperci w tym zakresie podpowiadają, że dobra windykacja opiera się na:

  1. uciążliwości kontaktu ze strony wierzyciela – sprawia to, że dłużnik chce jak najszybciej załatwić sprawę;
  2. wymuszeniu na dłużniku deklaracji – deklaracja ta powinna zostać wymuszona w czasie rozmowy i dotyczyć terminu spłaty zobowiązania.

PROWADZISZ BIZNES? POMOŻEMY GO ROZWINĄĆ

Dostaniesz nawet 20h wolnego czasu miesięcznie, zabezpieczymy Twoje dane, pomożemy w optymalizacji procesów biznesowych, ułatwimy planowanie inwestycji, damy więcej możliwości rozwoju biznesu.

Zadbamy o Twój czas już teraz, podaj swój telefon, lub adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą w przeciągu 24h.